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Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Ho già illustrato alcuni tool e servizi di segreteria online che, come Assistente Virtuale, posso svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e la possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più concreta.

Grazie agli strumenti che oggi il web ci mette a disposizione, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria ed amministrazione che desideriamo.

Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte delle attività di amministrazione della tua azienda.

Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

Un’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.

Puoi anche affidarmi la creazione di un database e del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc).

Più in generale, mi puoi delegare tutte le attività di receptionist e di gestione di conti bancari e pagamenti di cui hai bisogno: dall’aggiornamento della Prima Nota all’emissione di bonifici; dalla gestione delle fatture attive e passive alla compilazione e l’invio degli F24.

Delegare la gestione di telefonate ed email

Rispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi ha un’attività da gestire.

Grazie servizi di centralino cloud come Voverc (ne esistono molti altri, a prezzi anche più accessibili) è possibile delegarmi la gestione delle chiamate in entrata.
Questo servizio consente di creare un numero fisso a cui si collega una linea già esistente (solitamente un cellulare) verso cui verranno deviate automaticamente tutte le telefonate verso il numero fisso…alle quali risponderò io, ovunque mi trovi 🙂

Grazie a questa soluzione, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda verso l’esterno e, allo stesso tempo, si può attivare una linea telefonica aziendale in pochissimi minuti evitando i costi e i tempi burocratici dei principali operatori e risparmiando sull’acquisto di apparecchi telefonici.
Come per le telefonate, puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori.
Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass.
Mentre la mail aziendale, anche se già esiste, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato di tua preferenza.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

In questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
Organizzazione di tour e visite
Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

Questo tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:

Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
Creazione fogli di calcolo
Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
Conversione di file in formati differenti
Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

Creo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.

Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano.

Affidarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole
quantità di tempo.

Webinar, meeting e video conferenze

Prima dell’evento:

Ricerca e primo contatto con i relatori
Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
(per relatori e partecipanti)

Durante l’evento:

Registrazione del webinar
Risoluzione di eventuali problemi tecnici
Moderazione degli interventi

Dopo l’evento:

Follow-up con i partecipanti
Invio di sondaggi e feedback necessari
Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.

Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, scopri i pacchetti che ho pensato per te.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Nicole Tirabassi - Assistente Virtuale

Ufficialmente Assistente Virtuale, preferisco definirmi come qualcuno che ti restituisce tempo e libertà. Perché mi occupo di quelle attività che non ti consentono di dedicarti agli aspetti del tuo business che generano un effettivo guadagno. O che, magari, non ti permettono di avere il tuo tempo libero che vorresti. Se vuoi saperne di più su di me e su come posso aiutarti puoi dare un’occhiata qui e qui.