Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

• gestione agenda
• gestione email aziendale
• organizzazione eventi (anche online)
• organizzazione viaggi
• contabilità
• gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

• uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
• un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
• una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
• qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti  professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

• la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
• la flessibilità oraria;
• la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.

P.S. Dimenticavo!

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Nicole Tirabassi - Assistente Virtuale

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