Dopo un anno particolarmente faticoso dal punto di vista lavorativo ma anche emotivo, mi auguro che anche tu possa finalmente prenderti qualche giorno di riposo. Ma come fare per non restare indietro con gli impegni? In altre parole: come si gestiscono le ferie quando si lavora da remoto?

Di seguito ti do delle indicazioni per organizzare al meglio il tuo lavoro e le tue vacanze grazie all’utilizzo di alcuni servizi online.

Se seguirai i miei consigli riuscirai a riposare senza sentirti in colpa e a mantenere una gestione efficiente delle tue attività sia durante le vacanze sia al tuo rientro.

I servizi online e la pianificazione delle ferie

È buona norma, prima di partire per le vacanze, condividere con colleghi, clienti e collaboratori le date in cui saremo assenti. Perché, se è vero che dobbiamo staccare la spina, è vero anche che dobbiamo farlo senza complicare la vita a chi lavora con noi e senza avere lo stress di ricevere chiamate evitabili per domande e comunicazioni di lavoro mentre siamo via.

Per assicurarti una comunicazione efficiente, innanzitutto ricordati di inserire le date in cui non sarai operativ@ in un calendario condiviso (ad esempio Google Calendar) con colleghi e/o collaboratori e impostare una mail di risposta automatica (autoresponder) in cui informi che sarai fuori dall’ufficio “dal – al” e che al tuo rientro avrai premura di rispondere a tutte le email ricevute.

A proposito di email…

So bene che avrai la tentazione di controllare la posta con una frequenza maniacale, ma occhio a non cadere nella trappola del “solo 2 minuti” perché, in vacanza come nei giorni di pieno ritmo lavorativo, è importante stabilire un momento preciso per la lettura della posta. Se poi riesci ad evitarla del tutto mentre sei in vacanza, anche meglio, direi 🙂

Non definire le tempistiche contribuisce all’aumento di ansia per aver perso la notifica.

Trovi altri suggerimenti sulla gestione delle email qui e qui.

Check list

Stilare delle check list ti aiuterà a fare chiarezza sul da farsi.

Non si tratta solo di un mero elenco, ma di una vera e propria presa di visione e definizione temporale dei task senza la quale non avresti piena consapevolezza del carico di lavoro e delle tempistiche. Chiara Battaglioni, Professional Organizer, ci racconta quali tipi di liste usare.

Fai, quindi, un recap degli appuntamenti e delle scadenze che avrai al ritorno e dei task delegabili in tua assenza.

Task delegabili tramite servizi online

Già, ho parlato tanto di attività delegabili.

Da AV, offrendo servizi online, seguo i miei clienti anche in vacanza così che possano godersi appieno il loro relax ed io al loro posto mi occupo di ciò che possono non seguire direttamente.

Cosa devi fare, quindi, prima di organizzare la tua vacanza? Cercare una persona di fiducia a cui affidare mansioni improrogabili. Lei farà in modo che tutto prosegua senza intoppi.

Appuntamenti, quando fissarli

Dovrai preoccuparti di gestire gli appuntamenti sia nella fase che precede le vacanze che nella fase immediatamente successiva.

Questo perché

• Prendere un appuntamento il giorno prima della partenza non ti permetterà di dedicarti alle attività di riordino dell’ufficio e gestione delle ultime attività. E perché prima che possa dedicarti alle esigenze che il cliente ti comunicherà passerà del tempo e avrai bisogno di rinfrescare la memoria.
• Prendere un appuntamento appena rientrata delle vacanze non ti darà la giusta concentrazione. Dovrai riprendere in mano la situazione lasciata alla partenza, controllare le email che avrai opportunamente catalogato in ordine di priorità e tornare al “mood” lavorativo.

Evitare domande superflue

Se non prepari un corretto “manuale di esecuzione lavori” da lasciare ai colleghi o a chi si occuperà del tuo lavoro, corri il rischio di ricevere chiamate scomode e superflue durante le vacanze.

Per evitare che ciò accada puoi scrivere un vademecum da condividere, ad esempio, mediante un tool di project management (es. Trello). Oppure creare dei fogli di calcolo con indicazioni per l’accesso ai file che hai bisogno di condividere.

La cosa fondamentale, ma spesso trascurata, sono le password di accesso ai vari account.

Per rendere fluida la condivisione dei vari progetti può essere d’aiuto l’utilizzo di un gestore di password. In questo modo puoi condividere le credenziali in modo sicuro con gli utenti che devono prendere parte al progetto senza lasciare tracce su fogli volanti o email.

Servizi online: preparazione documenti

Abbiamo visto le varie fasi e preparativi da affrontare prima di partire.

Per lasciare piena autonomia d’azione a chi ci sostituirà è bene preparare dei modelli operativi. Basterà creare un fac-simile che il tuo collaboratore dovrà solo modificare.

Il vantaggio di operare con archivi o sistemi digitali è quello di usufruire di piattaforme che facilitano il compito di creazione di tali modelli ma anche della loro condivisione.

Sono piccole attenzioni molto semplici per le quali non impiegherai molto tempo, ma che ti aiuteranno a passare una vacanza tranquilla.

Riepilogo delle 7 regole della “vacanza senza stress”

1. Comunica per tempo le date di assenza a clienti e collaboratori
2. Imposta un autoresponder e datti un tempo definito per controllare la posta
3. Prepara una check list per definire appuntamenti e scadenze al tuo rientro
4. Delega qualcuno che possa coprire i task importanti in tua assenza
5. Organizza gli appuntamenti nel giusto periodo
6. Lascia ai tuoi collaboratori indicazioni dettagliate sulle attività da svolgere
7. Prepara modelli fruibili in tua assenza

Ricorda che le vacanze servono a recuperare l’equilibrio psicofisico necessario per riprendere il pieno ritmo lavorativo (e non) al tuo ritorno. Devi rigenerarti allontanando ogni tipo di stress.

Se hai bisogno di qualcuno a cui delegare dei task durante il tuo meritato riposo consulta la pagina dei miei servizi online e questo articolo su come funziona la collaborazione con me.

P.S. Dimenticavo!

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Nicole Tirabassi - Assistente Virtuale

Ufficialmente Assistente Virtuale, preferisco definirmi come qualcuno che ti restituisce tempo e libertà. Perché mi occupo di quelle attività che non ti consentono di dedicarti agli aspetti del tuo business che generano un effettivo guadagno. O che, magari, non ti permettono di avere il tuo tempo libero che vorresti. Se vuoi saperne di più su di me e su come posso aiutarti puoi dare un’occhiata qui e qui.