Se stai pensando di avviare la tua nuova attività non puoi fare a meno di creare il tuo account Gmail professionale.

Gmail è uno dei più diffusi e noti software di email e ne avevo già parlato qui.
È gratuito ed è possibile collegarci tanti altri strumenti di casa Google e non solo.

Le email sono uno strumento molto utilizzato per diversi tipi di comunicazione, dagli enti privati alla pubblica amministrazione. È impensabile non avere un indirizzo email oggi.

Date le numerose richieste di approfondimento che ho ricevuto, questo articolo è un’integrazione di quello relativo a come usare Gmail in maniera professionale.

Creare un account Gmail professionale: i punti chiave

Per creare il tuo account Gmail professionale, devi come prima cosa registrarti su Google (puoi farlo da qui)

Compilando il form con i dati richiesti, il tuo indirizzo email verrà creato automaticamente.
Ma quali sono i dati richiesti dal form?

1. La scelta del nome. È un passaggio più importante di quanto possa sembrare, secondo me. Sarà il modo in cui ti presenterai ai tuoi clienti. Quindi deve essere professionale, rappresentativo.
2. La password. Dovrai rispettare dei criteri nella scelta della password perché garantisca la tua privacy. Per aiutarti a ricordarla utilizza un password manager
3. I tuoi dati personali. A questo punto, oltre all’inserimento dei tuoi dati personali, Google ti chiederà indicazioni per poterti contattare in caso di smarrimento della password.
   Può trattarsi di un indirizzo email secondario oppure del tuo numero di telefono. Ti verrà chiesto di confermare queste informazioni tramite un codice.

Come vedi è molto semplice ed intuitivo, oltre che personalizzabile.
Puoi cambiare il tema e renderlo più simile a te scegliendo tra i temi proposti da Google o tra le tue foto.

Le etichette

Il trucco per avere sempre la posta in ordine è suddividere le email in diverse cartelle.
Quelle di Gmail si chiamano “Etichette”. Puoi conservarci la tua posta e rimuoverla dalla sezione Inbox.

Questo ti aiuta a capire a che punto è il tuo lavoro.
Puoi lasciare nell’Inbox le email che devi ancora leggere e gestire. Una volta terminato il task la sposti nella cartella di riferimento e archivi il messaggio di posta.

I tool da collegare al tuo account Gmail professionale

Sapevi che puoi collegare dei componenti aggiuntivi al tuo account Gmail?

Farlo è molto semplice.

Ti basta puntare il mouse sulla parte destra dello schermo.

Clicca su “Installa componenti aggiuntivi”, indicato con il simbolo + e ti si aprirà una schermata con tantissimi tool che funzionano assieme a Gmail.
In questo modo, non solo non dovrai effettuare una nuova registrazione per il tool ma potrai aggiungere valore al tuo account Gmail.

Docusign

Docusign è un tool per la firma digitale.

Puoi scaricarlo direttamente da Gmail e inserirlo nel pannello laterale per averlo sempre a portata di mano.
Con Docusign sarà semplice e veloce aggiungere la tua firma e potrai farlo direttamente da Gmail o Google Drive.

E se hai bisogno della firma di qualcun altro puoi inviarlo e richiedere la firma senza uscire dall’app .
Il documento firmato verrà immediatamente archiviato in Google Drive e potrai vedere data e ora in cui è stata apposta la firma.
Puoi scaricarlo su qualsiasi dispositivo e firmare i tuoi documenti ovunque ti trovi.

Free Invoice

È un software per la fatturazione completamente gratuito.

Grazie a questo software puoi creare ed emettere le fatture ai tuoi clienti che verranno automaticamente inviate al sistema di Interscambio (quindi tutto a norma di legge) e puoi controllare la ricezione delle tue fatture dai tuoi fornitori.
Il ciclo di fatturazione attiva e passiva può essere agevolmente controllato tramite un sistema di grafici e tabelle che indicano l’andamento del tuo fatturato.

L’utilizzo è molto semplice.

Una volta registrata, inserisci i dati richiesti dal form. Riceverai al tuo indirizzo email un modulo prestampato contenente le autorizzazioni per il corretto invio delle fatture allo SDI che dovrai firmare e reinviare tramite PEC.

Contact Manager

Questo tool è molto utile e facilita l’utilizzo di Gmail.

Grazie a Contact Manager, infatti, puoi inserire e cercare contatti nell’interfaccia Gmail.

Se usi Google Calendar, ad esempio, puoi invitare altri utenti a partecipare ad un evento segnando il loro numero, il loro indirizzo email, il loro compleanno e altre note utili.

Puoi gestire i contatti e i loro profili social in modo damemorizzare i tuoi contatti con tutte le informazioni che ti servono.
È sincronizzabile con tutti i dispositivi.

Team.Do

Questo tool, che puoi aggiungere al tuo account Gmail, è in realtà un software di Project Management.

Si tratta di uno strumento che ti aiuta a semplificare il flusso di lavoro.

Ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva. Permette di impostare scadenze e priorità per il tuo lavoro e per il tuo team.

Puoi assegnare i compiti ai tuoi collaboratori e rimanere aggiornata sul loro intervento.
È sincronizzabile con tutti i dispositivi.

La cosa che lo rende fantastico è che è un software in grado di creare riepiloghi e note derivanti dalle riunioni fatte. E questo facilita non poco tutto il lavoro che c’è da fare dopo le riunioni.

Automagical Forms

Grazie ad Automagical Forms potrai dire basta alla trascrizione e ai copia e incolla nella creazione dei tuoi moduli.
Infatti, con un semplice click puoi generare un modulo con domande brevi o domande a risposta multipla dai tuoi documenti PDF o Google Documenti.

Automagical Forms sfrutta il potere dell’intelligenza artificiale ed estrapola i contenuti da inserire nei moduli Google.
Attualmente è possibile creare solo moduli composti di domande aperte o multiple. Non supporta equazioni matematiche o immagini.
Si possono trasformare gratuitamente un massimo di 6 documenti al mese; per usufruire di un numero maggiore di documenti si può sottoscrivere un abbonamento.

S.O.S. Gestione account Gmail professionale

Hai già creato il tuo indirizzo email e non hai il tempo necessario per rispondere a tutte le email?

Ufficio Felice è la risposta che stai cercando!

Consulta la pagina dei miei servizi e scopri in che modo posso aiutarti a gestire il tuo account Gmail professionale.

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Nicole Tirabassi - Assistente Virtuale

Ufficialmente Assistente Virtuale, preferisco definirmi come qualcuno che ti restituisce tempo e libertà. Perché mi occupo di quelle attività che non ti consentono di dedicarti agli aspetti del tuo business che generano un effettivo guadagno. O che, magari, non ti permettono di avere il tuo tempo libero che vorresti. Se vuoi saperne di più su di me e su come posso aiutarti puoi dare un’occhiata qui e qui.