Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Chi è la segretaria online?

Una segretaria online segue tutte le attività che affideresti alla tua segretaria in sede ma da un ufficio lontano dal tuo, così che tu non debba sostenere costi di assunzione, contributi e altri costi fissi legati alle utenze e alle postazioni.

Remote working: flessibilità online

Con la capillare diffusione della tecnologia è sempre più facile pensare al lavoro da remoto: sia dal punto di vista del professionista che necessita di un supporto assistenziale, come quello fornito da una segretaria online, sia da chi vuole proporre sul mercato le proprie competenze e vuole farlo online.

Indubbiamente sono notevoli i vantaggi offerti dallo smart working. Primo fra tutti la flessibilità.

Il lavoratore si sente più motivato a svolgere le sue attività professionali avendo la “libertà” di programmare il proprio piano d’azione. Da una recente indagine svolta da FPA si evince che anche i dipendenti delle pubbliche amministrazioni hanno ottenuto vantaggi dal “nuovo” approccio al lavoro, come descritto da Rosaria Amato in un articolo della Repubblica. Occhio però a non confondere smart working e telelavoro!

Puoi trovare approfondimenti in merito qui.

Assistente o segretaria?

Negli ultimi anni si è sviluppata (anche in Italia) la figura dell’Assistente Virtuale. Si tratta di un profilo professionale in grado di offrire una vasta gamma di servizi. Alcune prediligono l’aspetto amministrativo o puramente segretariale, altre il web marketing, servizi telefonici o moltissimi altri ruoli che si possono svolgere da remoto.

Quello della segreteria online è, certamente, un ruolo chiave dell’assistenza all’imprenditoria e alla libera professione, sebbene rappresenti solo una parte dei servizi che un’AV può offrire.

Collaborazioni e skills: come ti supporta una segretaria online

Ciò che ancora desta qualche remora è l’approccio organizzativo e i metodi di collaborazione attuabili a distanza.

Oggi la distanza non è più un problema. Ti spiego perché.

Come potrai immaginare, per svolgere qualsiasi lavoro da casa (ma non solo), non basta avere un pc e connessione a internet. È necessario aver maturato delle competenze e avere la professionalità giusta per rimanere focalizzati sull’obiettivo.

A questo si aggiunge l’obbligo di avere familiarità con i più rilevanti software e tool che permettano di portare a termine tutte le attività delegate.

Vuoi sapere quali sono quelli indispensabili per me?

Eccoli.

5 tool “salva-produttività”

Di seguito ti mostro i tool che utilizzo più di frequente:

Calendly
Invoiceninja
Spark
Skype
Toggle

Calendly

Caso A:

Devi prendere un appuntamento e ogni volta che provi a chiamare il numero è sempre occupato.

Caso B:

I tuoi clienti si lamentano perché non riescono a raggiungerti telefonicamente (del resto non puoi far tutto!) e così ti inondano di mail per chiederti un appuntamento. Tu di solito rispondi elencando manualmente le tue disponibilità, aspettare una risposta e inviare una conferma.

Non più!

Calendly è il servizio che ti aiuta a gestire i tuoi appuntamenti. E indovina un po’? Ha una versione gratuita.

Come funziona?

Una volta effettuata la registrazione colleghi l’account al tuo calendario, crei il cosiddetto “evento” (di solito una chiamata di 15, 30 o 60 minuti,) e segnali i giorni e le fasce orarie orarie preferite all’interno delle quali i tuoi clienti potranno prenotare la loro telefonata.
Poi puoi condividere il link nella maniera che preferisci: mail, social, sito (io ho condiviso la chiamata di 30 minuti direttamente nella pagina “Contatti” di queso sito) e gli utenti non dovranno far altro che scegliere la data e l’orario più consono alle loro esigenze. Facile, vero?

InvoiceNinja

Sei un freelance con Partita Iva estera e hai bisogno di una soluzione per preparare le fatture per i tuoi clienti e automatizzare i processi?

No panic!

InvoiceNinja è il sistema in open source che ti permetterà di fare tutto ciò e in più ti aiuterà a tenere traccia dei tempi e a creare attività.

Puoi registrare tutti i passaggi, dall’inizio del progetto alla ricezione del pagamento. Tutto in un unico contenitore.

Spark

Sei sempre in viaggio e hai bisogno di gestire le email in un modo più smart?

Spark è la soluzione che fa per te!

Stile minimal dalle massime possibilità. Puoi unire più account e ridurre il numero di notifiche.

Com’è possibile?

Ha un sistema di riconoscimento che permette di mettere in evidenza le email provenienti da persone (e non notifica lo spam!). In più offre la possibilità di collaborare con il team…tutto da uno smartphone!

Soprattutto: Spark è una delle poche app iOS che permette di programmare le email direttamente dal telefono (quella per Android è Gmail).

Ne consegue una notevole riduzione di tempi, distrazioni e preoccupazioni. Utile no?

Skype

Non ha certamente bisogno di presentazioni. E’ uno dei più conosciuti sistemi di comunicazione gratuiti online.

Chiamate e videochiamate ovunque; sistema di chat, condivisione schermo e ha anche l’alternativa alle tradizionali chiamate. Infatti, acquistando uno dei pacchetti pensati da Microsoft si può chiamare verso i numeri fissi e mobili in tutto il mondo a prezzi vantaggiosi.

Toggl

Creare progetti, misurarne il tempo e tenerne traccia non è mai stato così facile!

Puoi inserire i progetti per tipologia o dividerli per clienti; inserire collaboratori e affidare loro i task per lo svolgimento delle attività; controllare il tempo e condividerne i risultati.

Questi sono solo alcuni degli strumenti che utilizzo per collaborare con i miei clienti. Se ritieni di aver bisogno di un supporto consulta il pacchetto ufficio felice.

E tu di quali tools hai bisogno?

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Ufficialmente Assistente Virtuale, preferisco definirmi come qualcuno che ti restituisce tempo e libertà. Perché mi occupo di quelle attività che non ti consentono di dedicarti agli aspetti del tuo business che generano un effettivo guadagno. O che, magari, non ti permettono di avere il tuo tempo libero che vorresti. Se vuoi saperne di più su di me e su come posso aiutarti puoi dare un’occhiata qui e qui.

Perché avvalersi del supporto di una Segreteria Virtuale

Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

gestione agenda
gestione email aziendale
organizzazione eventi (anche online)
organizzazione viaggi
contabilità
gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
la flessibilità oraria;
la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.

P.S. Dimenticavo!

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Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?

Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:

Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?

La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.

Segretaria virtuale: gli strumenti necessari disponibili sul web.

Sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti per di più) che permettono ad una segretaria virtuale di operare.
I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere nascono più che altro dal fatto che molti di questi strumenti non si conoscono. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.

Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.

Fatturazione e firma del contratto con una Segretaria Virtuale

Su internet sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano (ne parlo anche nel video qui in basso).
Con entrambi è anche possibile preparare preventivi.

Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti che personalizzo in base agli accordi presi.
Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per firmarlo e inviare una richiesta di firma anche al/la cliente.
La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale fatta a mano che viene poi digitalizzata e caricata sulla piattaforma. Immagina quanto si sfoltisca la burocrazia 🙂

È sempre possibile adottare il metodo “old school” (stampare, firmare ed inviarmi la copia scansionata del contratto) se lo si preferisce 🙂

Gestione dei task e delle ore di lavoro

Se un/a cliente acquista uno dei miei pacchetti, utilizzo Toggl per tenere traccia del tempo che dedico alle attività che mi ha assegnato.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma può richiedermelo in qualunque momento, ovviamente) in modo che possa avere un quadro completo di quali task ho eseguito, in che data e per quanto tempo.

Gestione dei progetti e dei task giornalieri

Per questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.

Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.

Segretaria virtuale: lavorare da remoto è poco sicuro?

Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.

Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto (oltre al timore di perdere il controllo di tutta o parte della propria attività. Ne parlo nel prossimo paragrafo).

Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o i conti bancari (se mi affidano l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).

In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e blindata.
Si tratta di, 1Password Dashlane o LastPass (che è il mio preferito perché offre un’infinità di funzioni ed è gratuito).

Il VPN per le reti Wi-Fi pubbliche

Quando non si utilizzano connessioni private o protette da password il rischio che “occhi indesiderati” accedano ai nostri dati sensibili aumenta sensibilmente.

Per fortuna esistono delle soluzioni semplici, valide ed efficaci per proteggerci da questo tipo di attacchi e salvaguardare la nostra privacy.

Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working, personalmente utilizzo un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) per collegarmi al Wi-Fi.

Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.

Funziona così: tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN, diventando di fatto inaccessibile.

Se vuoi capire meglio come funziona una VPN puoi dare un’occhiata a quest’utilissima mini-guida.

Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂

Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che, di fatto, per me è una sconosciuta?

Ovviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non c’è fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, in effetti).

Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati e informazioni personali o alla gestione di una parte della sua attività in cui ha investito soldi, tempo e fatica e da cui dipende il suo sostentamento?

Risposta brutalmente onesta: la sopravvivenza stessa del mio business dipende dalla sopravvivenza del tuo.
E dalla mia reputazione.
Fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani.

Non solo.

Tralasciando – si fa per dire – le conseguenze penali di un tale gesto, la questione è soprattutto etica. E per me l’etica conta. Tanto.

La community di Assistenti Virtuali italiane ha ritenuto doveroso dare una risposta concreta ai suoi clienti e si è dotata da diverso tempo di un codice etico che

Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.

Ovviamente aderisco anch’io al codice.
Se vuoi, puoi consultare qui la versione integrale.

Vuoi saperne di più?

Posso occuparmi di molti task amministrativi per gestire il tuo biz in maniera fluida ed efficiente. Dai un’occhiata al mio pacchetto “Ufficio Felice” (ma anche a tutti gli altri) e fammi sapere se potrebbe aiutarti a liberare tempo prezioso.

Assistente Virtuale: come può supportarti in vista delle festività di fine anno.

Il periodo pre-natalizio è uno dei più impegnativi dell’anno.
Tra ordini dell’ultimo minuto, offerte da promuovere, pratiche e contabilità di fine anno, cene ed eventi aziendali e l’organizzazione delle vacanze è molto comune sentirsi sopraffatti.
La buona notizia è che è possibile contrattare un’ Assistente Virtuale che si occupi di tutte queste incombenze.
Anche solo per una collaborazione temporanea che duri il tempo necessario a gestire tutte le attività di questo periodo.

Ecco come un’ Assistente Virtuale può aiutarti durante il periodo natalizio.

Natale in azienda

Brainstorming sui regali di Natale.
Acquisto ed invio di regali aziendali a staff, clienti e fornitori.
Invio di biglietti d’auguri.
Organizzazione della cena aziendale.
Gestione di ordini ed acquisti online.

Email aziendale

Come Assistente Virtuale puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale.
Posso impostare un risponditore automatico per quando sarai in vacanza, così chiunque ti contatterà saprà quando sarai di nuovo reperibile.

Oppure posso monitorarla io personalmente in modo che eventuali richieste urgenti saranno comunque evase mentre sei via.

Social media management

Hai intenzione di creare un’offerta promozionale specifica per Natale/Capodanno?
Ottima idea: un’offerta last-minute su Facebook o Instagram può dare ottimi risultati.
Hai paura di non avere il tempo materiale per occupartene?
Nessun problema: anche questo incarico può essere delegato per intero ad un’Assistente Virtuale.

Oppure puoi delegarmi la creazione e la programmazione di contenuti ad hoc per questo periodo da pubblicare sui principali social network o sul tuo sito/blog.

Immagini di branding per le festività

come Assistente Virtuale posso creare immagini online specifiche per questo periodo e personalizzarle col tuo logo aziendale e secondo i colori e le linee del tuo brand.

Posso inoltre pubblicarle nelle date e sui canali che desideri, inserirle all’interno del tuo blog (come header o immagini a corredo degli articoli) o
semplicemente inviarle a te attraverso un cloud condiviso.

Aggiornamento del sito

Puoi affidarti a me per assicurarti che sul tuo sito web siano visibili i contenuti che hai pensato per le festività o per l’inizio dell’anno.

Le vacanze natalizie sono anche un ottimo periodo per un audit generale del sito aziendale.
Si possono correggere eventuali link non funzionanti o aggiornare il copyright delle immagini, ad esempio.
Il periodo delle vacanze, in cui presumibilmente le visite degli utenti saranno inferiori, è perfetto per la manutenzione del sito internet.

Gestione della newsletter

Se hai pensato a delle offerte specifiche per Natale o Capodanno, non puoi non inserirle nella newsletter per comunicarle direttamente alla tua lista di iscritti: sono i tuoi follower più affezionati, dopotutto 🙂

L’email marketing è anche perfetto per inviare loro gli auguri di fine anno.

Puoi fornirmi tu il contenuto della newsletter e ci penserò io a formattarla e a programmarne l’invio. Oppure puoi delegarmi l’intero task.

Amministrazione e contabilità

Con la fine dell’anno alle porte, avrai sicuramente della contabilità da sistemare.

La buona notizia è che puoi affidarmi tutto:

Gestione di conti e pagamenti.
Procedure e pratiche fiscali di chiusura dell’anno contabile.
Richiesta e invio di fatture a clienti e fornitori.

Organizzazione viaggi

Puoi avvalerti del mio supporto per:

Ricerca di destinazioni ed offerte di viaggi.
Prenotazione di voli e alberghi.
Organizzazione di eventuali tour ed escursioni.

I vantaggi della delega

Ti chiedo:
quanto risparmieresti, in termini di tempo e di denaro, se delegassi questi task pagando solo per le ore effettivamente lavorate, grazie ad una collaborazione a termine solo per questo periodo?

Non sarebbe male collegarsi sul proprio sito web e scoprire che è qualcuno ha fatto il lavoro per te mentre sei in vacanza, giusto? 🙂

Se voi saperne di più, clicca e scopri “Ufficio Felice”, il pacchetto che ho pensato per tutte le attività amministrative che vorresti delegare.

Servizi di segreteria online: quali delegare a un’Assistente Virtuale

Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

Ho già illustrato alcuni tool e servizi di segreteria online che, come Assistente Virtuale, posso svolgere da remoto per la gestione del back-office commerciale e amministrativo. La lista, in realtà, è molto più lunga e la possibilità di snellire e semplificare il proprio business ancora più concreta.

Grazie agli strumenti che oggi il web ci mette a disposizione, possiamo essere letteralmente in grado di smaterializzare il nostro ufficio e delegare in remoto tutte le attività di segreteria ed amministrazione che desideriamo.

Ecco una panoramica su come sia possibile spostare online buona parte delle attività di amministrazione della tua azienda.

Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

Un’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.

Puoi anche affidarmi la creazione di un database e del suo aggiornamento tramite il relativo data entry (vendite, contatti, CRM, ecc).

Più in generale, mi puoi delegare tutte le attività di receptionist e di gestione di conti bancari e pagamenti di cui hai bisogno: dall’aggiornamento della Prima Nota all’emissione di bonifici; dalla gestione delle fatture attive e passive alla compilazione e l’invio degli F24.

Delegare la gestione di telefonate ed email

Rispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi ha un’attività da gestire.

Grazie servizi di centralino cloud come Voverc (ne esistono molti altri, a prezzi anche più accessibili) è possibile delegarmi la gestione delle chiamate in entrata.
Questo servizio consente di creare un numero fisso a cui si collega una linea già esistente (solitamente un cellulare) verso cui verranno deviate automaticamente tutte le telefonate verso il numero fisso…alle quali risponderò io, ovunque mi trovi 🙂

Grazie a questa soluzione, è possibile dare un’immagine professionale della propria azienda verso l’esterno e, allo stesso tempo, si può attivare una linea telefonica aziendale in pochissimi minuti evitando i costi e i tempi burocratici dei principali operatori e risparmiando sull’acquisto di apparecchi telefonici.
Come per le telefonate, puoi affidarmi l’intera gestione della tua casella di posta aziendale: dalle richieste di informazioni alla pianificazione degli appuntamenti con clienti, aziende e venditori.
Questo tipo di task può essere svolto in totale sicurezza grazie a tools come LastPass.
Mentre la mail aziendale, anche se già esiste, può essere configurata e gestita attraverso Gmail o altro server dedicato di tua preferenza.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

In questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
Organizzazione di tour e visite
Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

Questo tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:

Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
Creazione fogli di calcolo
Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
Conversione di file in formati differenti
Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

Creo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.

Se necessario, mi occupo della loro traduzione dall’italiano all’inglese o dall’inglese all’italiano.

Affidarmi questi servizi ti consentirebbe di risparmiare una notevole
quantità di tempo.

Webinar, meeting e video conferenze

Prima dell’evento:

Ricerca e primo contatto con i relatori
Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
(per relatori e partecipanti)

Durante l’evento:

Registrazione del webinar
Risoluzione di eventuali problemi tecnici
Moderazione degli interventi

Dopo l’evento:

Follow-up con i partecipanti
Invio di sondaggi e feedback necessari
Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.

Se vuoi saperne di più su come posso aiutarti o vuoi rendere più efficiente la gestione del tuo ufficio, scopri i pacchetti che ho pensato per te.

7 cose meravigliose sull’uso professionale di Gmail…e tutte le novità dell’ultima versione.

È inutile girarci intorno: l’account email più popolare del pianeta si chiama Gmail.
I motivi sono tanti:

Facilità e velocità d’uso quasi imbarazzanti.
Lo puoi usare da pc e su qualunque dispositivo mobile.
È totalmente gratuito.
Difficile trovare un concorrente che sia più competitivo (spazio d’archiviazione enorme, niente spam, smistamento intelligente dei messaggi in caselle dedicate).
C’è dentro tutto il mondo Google: drive, chat, calendario, barra di ricerca Google integrata, ecc.
In altre parole, aprendo un account Gmail puoi avere accesso a tutti i servizi di “big G”.

Utilizzare un account Gmail per il proprio lavoro può aiutare già parecchio ad ottenere una casella di posta funzionale e professionale.
In più esistono mille altre funzioni, estensioni e “trucchi” per renderla ancora più efficiente e adatta al proprio business.

Aggiungere la propria firma

Aggiungere una firma alla fine delle email è prassi normale e consolidata.
In Gmail è possibile crearne una dalle Impostazioni e poi cliccando sul menu Generali.
Ma le opzioni disponibili sono piuttosto limitate se si vuole crearne una completamente personalizzata.
Trovo che Wisestamp risolva bene il problema perché permette di aggiungere moltissime informazioni: il logo, il sito internet, gli account social e addirittura dei contenuti dinamici e una propria foto.
Inserire una fotografia nella firma in calce alle email è solitamente qualcosa di poco considerato, ma è il sito stesso di Wisestamp a dirci che

Gli utenti che aggiungono una loro foto alla firma ottengono il 32% di risposte in più alle loro email

Programmare l’invio di una mail

Ebbene sì: si può fare!
Una volta creato il messaggio da inviare tocca la freccia a destra del tasto “Invia” e clicca su “Programma l’invio”

quindi seleziona la data e l’ora desiderati tra quelli suggeriti oppure clicca su “Scegli data e ora”.

Inviare email da un indirizzo diverso da Gmail

Ormai è inevitabile: tutti noi possediamo almeno due account di posta elettronica.
Grazie ad una funzione già integrata, a cui si accede dalle Impostazioni, è possibile impostare tutte le nostre caselle di posta esistenti in modo da inviarle e riceverle dalla e nella nostra Gmail e gestirle tutte da lì.

In questo modo, non solo riceveremo tutta la nostra posta elettronica in unico posto, ma potremo scegliere di volta in volta da quale indirizzo di posta elettronica inviare i nostri messaggi.

In altre parole, possiamo far diventare Gmail un vero e proprio “hub” di tutta la nostra posta elettronica.

Risposte predefinite e autoresponder

Ecco altre due funzionalità che non richiedono l’installazione di nessuna estensione perché già presenti in Gmail:

1. Le risposte predefinite. Si possono configurare dalle Impostazioni e cliccando poi su Avanzate.
Possono far guadagnare molto tempo se si ricevono spesso email dal contenuto simile (ad esempio la richiesta di primo contatto o di informazioni da parte di potenziali clienti).

2. Il risponditore automatico. È molto comodo quando si è in vacanza o quando è importante inviare una risposta tempestiva al proprio mittente, ma non è possibile farlo in tempi brevi.
È completamente personalizzabile e si attiva anch’esso dalle Impostazioni.

Annullare l’invio di una mail

Si attiva dal menu Generali e consente l’annullamento dell’invio del messaggio fino a 30 secondi dopo la sua spedizione.
Inutile spiegare quanto possa essere provvidenziale avere questa funzione configurata!

Usare gli alias (e gestire le newsletter)

Ho già parlato in questo post di Gmail Unsubscriber: un’estensione da installare per evitare che le decine di newsletter a cui siamo iscritti ci intasino la casella di posta.
Con Gmail si può anche sfruttare la funzione degli alias: uno dei trucchi meno conosciuti e più utili.
In pratica è possibile aggiungere il segno + seguito da un’altra parola al proprio indirizzo email.
Ad esempio, nicoletirabassi@gmail.com si può cambiare in nicoletirabassi+office@gmail.com o nicoletirabassi+support@gmail.com.
Il messaggio si riceverà lo stesso, ma grazie a questa funzione, ci si può iscrivere alle newsletter senza lasciare il proprio indirizzo reale e filtrarle al momento della loro ricezione.

La nuova interfaccia di Gmail e tutte le novità

Lo scorso aprile Google ha letteralmente “rifatto il look“ a Gmail ideando una nuova interfaccia e aggiungendo moltissime nuove funzionalità. Risultato: il suo utilizzo è ancora più veloce, smart e sicuro. Sia da desktop che da mobile.
Ecco le novità più interessanti.

#1. La grafica

In perfetto stile Google, il nuovo design di Gmail è “fresco, ordinato e pulito”.
Sono state introdotte tre modalità di visualizzazione tra cui scegliere (Default, Comfortable, Compact) con una diversa densità e quantità di elementi grafici.
Inoltre l’accesso alle altre app di Google (Calendar, Hangouts, Drive ecc.) è diventato più rapido e intuitivo.

#2. La lettura posticipata delle email o “email snoozing”

Con questa funzione, puoi mettere un’email in modalità “snooze” (cioè posticipata) per una data e/o un orario futuri.
Supponiamo che tu riceva un’email a cui non puoi rispondere immediatamente. Cliccando sull’icona dell’orologio puoi impostare la data e l’ora in cui sai che avrai modo di gestirla. Gmail ti farà ricevere di nuovo la mail nel giorno e nell’orario che gli hai indicato.

#3. L’attivazione della modalità “riservata”

Questa nuova funzione è un incredibile miglioramento della sicurezza delle nostre email.
Si attiva cliccando sull’icona del lucchetto in fondo alle email e permette di inviare messaggi di posta che non potranno poi essere inoltrati, copiati, scaricati o stampati da chi riceve la nostra mail.
È perfetta per assicurarci che eventuali informazioni sensibili contenute nei messaggi di posta rimangano solo tra noi e il destinatario.

#4. L’email che “si autodistrugge”

È tutto vero: l’immagine qui sopra mostra che è anche possibile selezionare un periodo di tempo trascorso il quale il messaggio email…si autodistruggerà!

#5. Proteggere le email con una password

Cliccando sempre sull’icona a lucchetto e selezionando “Passcode SMS”, i destinatari riceveranno una password tramite SMS (assicurati di inserire il numero di telefono del destinatario, non il tuo) con cui potranno aprire il messaggio di posta.

#6. Utilizzare Gmail offline

Attivando questa modalità dall’apposito menù, ti sarà possibile comporre email anche senza una connessione Internet. I messaggi verranno salvati e sincronizzati per l’invio non appena tornerai online.

Esistono diverse altre funzioni da scoprire nella nuova versione di Gmail (risposte intelligenti, follow-up, ecc).
Per conoscerle tutte puoi dare un’occhiata alla guida online appositamente predisposta da Google.

Ormai ti sarà chiaro che le funzionalità offerte da Gmail possono semplificare moltissimo il tuo lavoro.

Hai altre domande o consigli su come sfruttare Gmail per il tuo business?
Vorresti delegarmi la gestione della casella di posta aziendale?
Scopri il pacchetto che ho pensato per te.

Ufficio virtuale: 10 tool per la gestione del back office commerciale e amministrativo.

Quando, come Assistente Virtuale, mi viene affidata la gestione del back office commerciale, spesso mi trovo a ricoprire tanti incarichi: dall’organizzazione dell’agenda alla gestione dei progetti. O dallo smistamento della posta elettronica e delle telefonate alla redazione di documenti commerciali come fatture, lettere di credito, preventivi, prime note e così via. Tutte operazioni che compio dal mio Ufficio Virtuale!
E mi capita anche di doverlo fare in diverse lingue.
Per non parlare della gestione e dell’aggiornamento del sito internet aziendale: ormai un aspetto imprescindibile per qualunque tipo di attività.

Per essere sicura di raggiungere risultati concreti in tempi rapidi cerco sempre di avvalermi di tool affidabili e performanti per il mio ufficio virtuale.
In questo post ho raccolto quelli di cui sono finora rimasta più entusiasta perché hanno effettivamente reso la gestione del back office molto più fluida ed efficace.

Cosa non deve mai mancare nel tuo Ufficio Virtuale

PrimaErp per la gestione dei progetti dal tuo ufficio virtuale

PrimaErp è uno strumento di registrazione delle ore dedicate ai singoli progetti e per la fatturazione.
Ciò che apprezzo molto di questo software è la flessibilità: può essere utilizzato da team distribuiti, singoli lavoratori freelance e imprese di grandi dimensioni, incluse le multinazionali.

Insightly per il Customer Relationship Management

Che il tuo business sia B2C o B2B, avrai sempre e comunque dei clienti.
Mantenersi in contatto con tutti ed aggiornare costantemente il database sarebbe un’attività impossibile da completare se non esistessero i software CRM.
Insightly in particolare, rende il lavoro semplice perché permette di catalogare in maniera molto intuitiva le schede di ogni singolo cliente.
Non solo: individua tutti gli account social collegati ad ognuno e offre delle utilissime integrazioni con altre app come Evernote e Dropbox.

Google Drive per creare e condividere i file come se fossi in ufficio ma in maniera virtuale

Sia benedetto il cloud e il giorno in cui Big G ha regalato (letteralmente) al mondo Google Drive: 15 Giga di spazio di archiviazione gratuito per creare e condividere in tempo reale file di testo, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro.
Una vera e propria Suite per l’ufficio.
Grazie al salvataggio istantaneo dei documenti non è più necessario creare un file, inviarlo via email, attendere un feedback su eventuali modifiche e poi scaricarlo e modificarlo nuovamente (e andare avanti in questo rimbalzo senza fine).
La documentazione è tutta nello stesso posto. I file si aggiornano in tempo reale mentre ci lavori e sono accessibili, modificabili e scaricabili in ogni momento, da tutti i membri del team.

Hipmunk per l’organizzazione dei viaggi

Non che si tratti del primo sito di aggregazione e comparazione di voli aerei, hotel o noleggio auto.
E nemmeno del più popolare.
Ma a differenza degli altri trovo l’interfaccia di Hipmunk molto più intuitiva e user-friendly.
Perché oltre a mostrare elenchi di hotel e i relativi prezzi, ti consente anche di visualizzare gli alberghi sulla mappa e personalizzare al meglio la prenotazione in base alle richieste del/la cliente (vicino al centro città, all’aeroporto, alla spiaggia ecc.)
Inoltre Hipmunk permette di salvare le ricerche effettuate e di acquistare dei pacchetti all-inclusive così da poter organizzare un intero viaggio in unica “transazione”.
In più si integra perfettamente con Facebook Messenger e altre piattaforme di project management come Slack.

Google Hangouts per il business

Sebbene questa versione non sia gratuita, per una spesa molto contenuta (4 euro al mese) si può usufruire di funzionalità altamente professionali come organizzare un numero illimitato di videoconferenze (con un numero illimitato di “ospiti”) e la possibilità per tutti di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.

Buffer per il social media management

Anche se il social media management non è un’attività che compete direttamente l’ufficio commerciale né quello amministrativo, è importante avere sempre la possibilità di controllare cosa venga pubblicato sulle pagine social dell’azienda.
L’interfaccia di Buffer permette di visualizzare tutti gli articoli programmati per la pubblicazione in un unico colpo d’occhio (ed eventualmente modificarli, riprogrammarli o eliminarli).
Oltre alla possibilità di impostare una data ed un orario distinti per ciascuna piattaforma social, Buffer esegue un’analisi automatica dei dati e dell’audience e crea dei report facilmente consultabili.
Inoltre suggerisce i giorni e le ore migliori per la pubblicazione dei contenuti.

Google Calendar per l’organizzazione dell’agenda di lavoro

In perfetto stile Google, la sua interfaccia è intuitiva, semplice e senza fronzoli.
Si sincronizza alla perfezione con qualunque dispositivo mobile, così da tenere traccia con facilità di tutti gli impegni di lavoro e visualizzarli in un unico colpo d’occhio sul calendario.

Due.com per la fatturazione e i pagamenti online

Nella gestione di un back office commerciale il ciclo attivo e passivo delle fatture è una procedura tanto importante quanto delicata.
È quindi essenziale utilizzare un software che renda il workflow fluido ed affidabile.
Sul web esistono diversi tool gratuiti, ma quello che trovo speciale in Due è che è stato creato appositamente per ridurre ai minimi termini lo sforzo necessario per generare le fatture e le transazioni online.
Il suo modello precompilato, pulito e semplice, può essere completamente personalizzato con il logo e le informazioni aziendali ed è ottimizzato per le email e i dispositivi mobili.

Gmail Unsubcriber per la gestione e il decluttering della casella di posta

Prima domanda da un milione di dollari: quante newsletter e email riceviamo ogni giorno? E quante ne leggiamo davvero?
Gmail Unsubscriber è un piccolo grande tool che può rendere la nostra vita (digitale e non) più facile e risolvere una volta per tutte il problema delle email automatiche che ci intasano la casella di posta.
Basta iscriversi col proprio account di posta elettronica e in pochi secondi restituisce un elenco di tutte le liste a cui siamo iscritti.
A quel punto si possono selezionare ed eliminare tutte le newsletter che non ci interessano più, in pochissimi clic.

LastPass per la sicurezza di tutti gli account online

Seconda domanda da un milione di dollari: quanti account online è necessario aprire per gestire la propria attività (e la propria vita)? Decine? Centinaia?
In molti casi si tratta di siti che contengono informazioni e dati sensibili come i conti bancari online o i siti per processare pagamenti come PayPal.
Secondo una delle regole non scritte della sicurezza sul Web, è assolutamente sconsigliato utilizzare la stessa password per più di un account.
Allora come facciamo a memorizzare tutte le password che creiamo?
Ci pensa LastPass!
Come recita l’homepage: crea e memorizza le tue password in modo sicuro.
Togliendo a te questo gravoso compito.

Come vedi esistono tantissimi tool per snellire drasticamente i tuoi task quotidiani e rendere il flusso di lavoro agile e veloce.

La lista non si esaurisce qui e per ogni punto potrei indicare almeno altri 3 strumenti alternativi.
Se vuoi sapere come posso aiutarti nella gestione da remoto del tuo ufficio, dai un’occhiata al mio pacchetto “Ufficio Felice” oppure contattami senza impegno.