Ancora troppo di frequente noto una certa confusione quando si parla di Assistenza Virtuale.

Subito la mente va ai software dei sistemi operativi (i vari Alexa, Echo, Siri, ecc..), magari ingnorando del tutto il fatto che esiste la grandissima opportunità di avvalersi di persone in carne ed ossa disponibili ad offrire un vasto ventaglio di servizi, a seconda del proprio settore professionale.

I servizi più richiesti, e applicabili a qualunque tipo di business, sono i Servizi di Segreteria.

Naturalmente un’AV, in base alle proprie esperienze e competenze, può occuparsi anche di supportare un/a professionista che richiede un servizio di gestione della propria attività a 360 gradi. 

Soffermiamoci sulla figura dell’AV.

Chi è e cosa fa un’ Assistente Virtuale

L’AV è una freelance che si occupa di aiutare piccoli business a crescere e a gestire al meglio tutte quelle attività che un/a piccolo/a imprenditore/trice o un/a libero/a professionista non ha il tempo di seguire.

È, quindi, una professionista che ti supporta nella realizzazione dei tuoi obiettivi di business.

In questo post Mary Tomasso spiega bene il ruolo dell’AV e quanto sia difficile riassumere in poche righe tutte le attività che può svolgere.

Certamente affidandoti ad un’AV non dovrai preoccuparti di assunzioni, di avere un ufficio preposto (o di avere un ufficio in generale), di gestire presenze, ferie e altri oneri del caso perché in qualità di freelance sono dotate di partita iva e fatturano solo i task che vengono concordati al momento della firma del contratto. 

Remote Working

Come ho già detto, i servizi di segreteria sono tra i più richiesti, soprattutto dopo gli avvenimenti degli ultimi mesi. 

Chi svolgeva il proprio lavoro in presenza, non potendo recarsi negli uffici di appartenenza, ha dovuto adattarsi a una modalità di lavoro del tutto nuova (per l’Italia più che per altri paesi, in realtà…): lo Smart Working. 

A parte, ovviamente, tutta quella schiera di freelance e professionisti del web che già da anni sperimentano i vantaggi del lavoro agile. 

In questo articolo ho provato a descrivere i benefici che offre questo nuovo paradigma lavorativo, ma soprattutto quali sono i servizi al completo che, grazie ad esso, posso offrire in qualità di Assistente Virtuale.

Servizi di segreteria

Tornando ai servizi di segreteria e di come posso aiutarti nella gestione dei task relativi a questo argomento. 

La mia collaborazione ti sarà di supporto nella gestione e coordinazione degli aspetti legati alla sfera organizzativa della tua attività. Insieme potremo stilare una lista delle tue necessità e accordare le modalità più opportune per la nostra collaborazione.

Ad esempio:

• gestione agenda e appuntamenti
• gestione email
• organizzazione viaggi
• amministrazione e contabilità 
• ricerche web

Ricerche Web

Ho descritto alcuni tool utili alla gestione della segreteria anche in altri articoli; oggi mi voglio soffermare sull’importanza delle ricerche web.

Siamo talmente inondati di informazioni, corsi, notizie provenienti da qualunque social e dispositivo che, spesso, ci lasciamo trasportare dalla notizia senza, però, valutare a dovere la fonte. 

A questo proposito ti segnalo questo interessante articolo di Riccardo Esposito in cui l’autore ha selezionato 8 strumenti per verificare l’origine della notizia. 

È molto importante conoscere la fonte per evitare di ritrovarsi a leggere delle fake news (e magari ricondividerle).

Top 5 del giorno

Come consuetudine, anche questa volta ti lascio i miei top 5 del giorno.

• Zen Pen
• Smush
• All Top
• Hellobar
• Diigo

Zen Pen

Hai presente la sensazione che si prova davanti ad un romanticissimo foglio bianco? 😍

Quella meravigliosa voglia di riempirlo con tutte le parole che vengono fuori dalla mente e che magicamente, una dopo l’altra, arricchiscono e decorano il bianco di quel foglio.

Oggi, per ragioni di praticità e rapidità abbiamo un po’ abbandonato l’abitudine di scrivere a mano e ci ritroviamo su piattaforme che ci inviano input di scrittura automatica e ottimizzata distraendoci, a volte, dal nostro primario obiettivo: la scrittura. 

ZenPen fa proprio questo: restituirci la magia di quel foglio bianco senza distrazioni. Assolutamente da provare!

Smush 

Chiunque gestisca un blog o un sito WordPress ha ben chiara l’idea che bisogna ottimizzare le immagini prima di pubblicarle. Ma se, una volta trovata l’immagine perfetta, invece di dover ogni volta ottimizzare le immagini avessimo un bel plugin che lo facesse in automatico? Sarebbe senz’altro un bel risparmio di tempo. 

Per farlo puoi utilizzare WP Smush. 

Scaricandolo puoi giocare con le tue immagini comprimendole, ridimensionandole e ottimizzandole.

Tutto ciò che devi fare, oltre a scaricare Smush gratuitamente, è inserire le tue immagini.

Il plugin penserà al resto 😉

All Top

Se stai preparando il tuo calendario editoriale o semplicemente vuoi restare aggiornat@ su ciò che succede nel mondo non puoi perderti All Top. 

È un aggregatore istantaneo di notizie, ovviamente tutte prese da fonti attendibili. 

Puoi selezionare la sezione di tuo interesse e All Top ti indicherà i siti da cui attingere le notizie più recenti e più rilevanti. 

Puoi anche creare una tua pagina personalizzata e aggiungere i tuoi blog o siti preferiti per non restare indietro con gli aggiornamenti e leggerli quando ti è più comodo. 

Hellobar

Arriva per tutti il momento di pensare alla famosa Lead Generation, ovvero la conversione di contatti in possibili clienti.

Hellobar ci permette di generare pop-up e aumentare gli iscritti alle nostre newsletter. 

È di facile utilizzo ed ha un piano gratuito. 

Basta scaricare il plugin e troveremo il nostro pop-up già sul nostro sito. Possiamo personalizzarlo e scegliere la presentazione estetica che preferiamo.

Diigo

Diigo è uno strumento utilissimo perché raccoglie tutti quei dati che rischieremmo di perderci mentre navighiamo per il web.

Con il piano gratuito possiamo già ottenere tanto:

• Tenere nota dei punti salienti di un sito che stiamo visionando
• Raccogliere i testi online di nostro interesse, come una vera biblioteca
• Raccogliere tag nelle pagine web per un facile recupero
• Aggiungere note direttamente alle pagine web visitate
• Condividere le nostre informazioni con gruppi di amici

Questo e molto altro è Diigo. Io lo considero un po’ come un gruppo di studio. 

Spero di averti fornito spunti utili per il tuo lavoro e di averti chiarito gli aspetti legati ai servizi che posso offrirti e a come si strutturerebbe la nostra collaborazione

Se hai deciso di recuperare il tuo tempo contattami per capire se possiamo lavorare insieme.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Uno dei ruoli che può impersonare l’Assistente Virtuale è quello di affiancare i Business Coach o Life Coach offrendo un servizio di segreteria online a 360 gradi.

Online perché, la comunicazione e il marketing di questa professione sono completamente virtuali o perché il loro pubblico è più facilmente raggiungibile via web. 

Il coaching oggi: servizio di segreteria online come supporto

Quella della Coach è una figura che, in passato, ha sempre svolto le sue mansioni in presenza. E anche adesso se, ad esempio, organizza e tiene eventi dal vivo.

Solitamente si programmavano sessioni singole o di gruppo per migliorare tutti quegli aspetti legati alla mentalità dell’imprenditore (nel caso del Business Coaching). Oggi buona parte di questa professione si è trasferita sul web. 

D’altronde tutti i task relativi alla gestione di questo business possono essere effettuati da remoto.

Come un’AV può aiutare una Coach 

Proprio perché quella della Coach è un’attività che può essere svolta (quasi) interamente online, può necessitare di un supporto nel back office, nella gestione degli aspetti amministrativi e organizzativi legati ai prodotti/servizi di coaching che si intende offrire. O nel front office per gestire i rapporti con la clientela e ottimizzare il servizio di consulenza.

Il servizio di segreteria online, in concreto, consiste nel fornire supporto per gli aspetti legati a:

• fatturazione, attraverso l’uso di software quali ad esempio Fatture In Cloud
• inserimento dati per il monitoraggio clienti o prodotti/servizi tramite Excel
• preparazione form di iscrizione o sondaggi con Google Moduli o Monkey Survey
• servizi di web marketing
• gestione delle email con Spark o degli appuntamenti con Calendly

È incredibile come sia semplice collaborare pur non essendo nello stesso ufficio. 

Servizi legati all’attività di coaching

In qualità di Coach online avrai sicuramente bisogno di creare:

• eventi o webinar
• corsi 
• presentazioni 
• articoli per il tuo blog
• newsletter
• social media

Ti stai chiedendo come puoi fare tutto questo da sola, vero? 

Non sei sola!

Da AV ti aiuto a concentrati sul tuo servizio di coaching mentre io gestirò tutte quelle mansioni che gli ruotano attorno e che sono altrettanto importanti.

Ecco una panoramica su come posso esserti utile attraverso alcuni tool che possono semplificarci il lavoro.

I tool che non devono mancare

• Google Classroom
• Grammarly
• GoToWebinar
• Mailerlite
• Monkey Survey

Google Classroom

Secondo me rappresenta davvero una classe virtuale. 

Si possono invitare gli studenti ad unirsi alla classe, inserire video, presentazioni, documenti, immagini e ricevere i commenti degli iscritti così da fornire loro un supporto costante.

Inoltre si possono inserire esercizi da assegnare e analizzare l’avanzamento dell’apprendimento. È un po’ come tornare a scuola ma in modo assolutamente “cool”.

Grammarly

Devi scrivere degli articoli per il blog oppure creare un corso in un’altra lingua? 

Ecco che entra in gioco Grammarly per correggere eventuali refusi o errori ortografici e grammaticali. 

Si può effettuare l’iscrizione anche con l’account Google o Facebook e aggiungere l’estensione a Chrome. A quel punto semplicemente inizia a scrivere e Grammarly ti consiglierà tutte le correzioni da fare al testo. 

E tutto con il piano gratuito; il servizio premium permette di aggiungere suggerimenti più dettagliati.

GoToWebinar

GoToWebinar è senza dubbio un’ottima piattaforma per il servizio di webinar.

È molto semplice da usare ma ciò che la rende, a mio parere, più accattivante è la possibilità di interagire con gli utenti mediante l’invio di sondaggi live. 

Si possono invitare gli utenti con delle email pre-impostate e si può personalizzare il webinar con il proprio nome e logo, ad esempio. 

Prima dell’avvio possiamo anche provare la presentazione. Questo ci aiuterà ad evitare o diminuire eventuali problemi tecnici durante la diretta (che anche possiamo registrare e visualizzare in un secondo momento). 

GoToWebinar non è gratis, ma per tutti i benefici che se ne traggono, i prezzi sono abbastanza vantaggiosi.

MailerLite

Stai creando dei contenuti da condividere con il tuo pubblico e hai bisogno di un servizio di newsletter semplice, economico, automatico?

MailerLite è lo strumento giusto. E gratuito fino a 1000 iscritti, che non guasta mai 🙂

Offre l’opportunità di creare una strategia di email marketing e utilizzare dei modelli per creare email accattivanti e piacevoli. 

Monkey Survey

Potresti aver bisogno di creare una scheda cliente, un sondaggio per capire in che direzione devi portare il business o cercare degli argomenti per il tuo prossimo corso. 

La soluzione professionale potrebbe essere Monkey Survey, che offre anche un piano gratuito.

Ogni sondaggio avrà il suo titolo specifico. Si può scegliere il tipo di risposte da ricevere tra chiuse, aperte, menù a tendina, ecc. Si possono personalizzare anche i colori ed è possibile condividerlo via mail o sui social.

Con questi tool ti ho mostrato solo una piccola parte di ttti gli strumenti che si possono utilizzare per gestire un business da remoto in maniera efficiente.

Se vuoi avere maggiori informazioni su come potremmo collaborare insieme, contattami qui o consulta la pagina dei servizi.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

• gestione agenda
• gestione email aziendale
• organizzazione eventi (anche online)
• organizzazione viaggi
• contabilità
• gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

• uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
• un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
• una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
• qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti  professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

• la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
• la flessibilità oraria;
• la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:[mailerlite_form form_id=1

Servizi di segreteria online. Come e cosa delegare a distanza.

 Delegare ad un’Assistente Virtuale i servizi di contabilità

Un’Assistente Virtuale può creare ed inviare fatture ai tuoi clienti.
Se non possiedi già un tuo personale sistema di fatturazione non è un problema: posso crearne uno specifico per la tua attività e personalizzarlo attraverso strumenti online molto professionali come Fatture In Cloud (specifico per il sistema fiscale e il mercato italiano) o Invoicely nel caso la tua azienda si rivolga ad una clientela internazionale.

Delegare la gestione di telefonate ed email

Rispondere alle richieste di primo contatto di potenziali clienti, contattare i fornitori o gestire lo spam sono spesso alcune delle attività che “rubano” più tempo a chi  ha un’attività da gestire.

Delegare ad un’Assistente Virtuale l’organizzazione dei viaggi

In questo senso i servizi di segreteria online che un’Assistente Virtuale può fornire sono:

• Ricerca e prenotazione di voli ed alberghi in base al budget indicato
• Organizzazione di tour e visite
• Planning tappa-per-tappa in caso di viaggi di piacere o “on the road”

Segreteria online: creazione, gestione e archiviazione dei file

Questo tipo di servizi di segreteria online va spesso di pari passo con quelli relativi alla contabilità, e comprende:

• Creazione e gestione di account cloud (DropBox, OneDrive, Google Drive)
• Creazione, archiviazione e presentazione di report settimanali (sulle vendite, sui prodotti, sulle ore, sulle attività ecc.)
• Inserimento dati in Word, Pages o Google Docs
• Creazione fogli di calcolo
• Preparazione di presentazioni Powerpoint/Keynote o con tool disponibili online
• Conversione di file in formati differenti
• Creazione e invio di biglietti di auguri, inviti, newsletter e ringraziamenti

Servizio di ricerche su internet, trascrizioni e traduzioni

Creo documenti di testo da file audio/video, bozze, fax e dettature.

Webinar, meeting e video conferenze

• Ricerca e primo contatto con i relatori
• Organizzazione del webinar sulla piattaforma designata
• Controllo tecnico della piattaforma e dell’attrezzatura
  (per relatori e partecipanti)

• Registrazione del webinar
• Risoluzione di eventuali problemi tecnici
• Moderazione degli interventi

• Follow-up con i partecipanti
• Invio di sondaggi e feedback necessari
• Gestione di eventuali file e materiale in vendita

Non solo servizi di segreteria online. Non solo una segretaria.

 Un’ Assistente Virtuale può certamente offrire servizi di segreteria online, ma NON è una semplice segretaria.
È piuttosto una professionista indipendente che prende letteralmente in carico intere parti del tuo business per gestirle.
E avendo bene a mente gli obiettivi che TU intendi raggiungere, ti supporta nella crescita della tua attività o azienda.
Una project manager vera e propria, insomma.
L’ Assistenza Virtuale, infatti, può riguardare anche anche tutta quella gamma di servizi online che rientrano sotto la dicitura di web marketing: la gestione dei social media (Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, ecc.), il blogging,il SEO copywriting, l’email marketing e così via.