Assistente Virtuale

Quando si pronunciano queste parole si pensa subito ad un’Intelligenza Artificiale. Un bot capace di interagire con le persone.

In realtà esiste anche un’altra definizione di Assistente Virtuale…che riguarda persone in carne ed ossa.
Un’Assistente Virtuale, infatti, è una professionista in grado di supportare i propri clienti nella gestione del loro business e/o nella creazione di una forte presenza online.
Meglio ancora, è un’Online Business Manager che fornisce servizi di supporto (amministrazione, contabilità, elaborazione dati, gestione email aziendale, organizzazione viaggi, ecc.) ad altri professionisti, imprenditori e titolari di attività.

Un’Assistente Virtuale per professionisti

può anche fornire servizi di supporto specializzati di web marketing (creazione di sito o blog professionale, gestione dei social network, creazione della newsletter, SEO copywriting e gestione campagne pubblicitarie online) per aiutare attività di ogni tipo a creare, rinforzare e promuovere il proprio brand e guadagnare maggiore visibilità.

Una personal assistant vera e propria, insomma, con la sola, grande differenza che un’Assistente Virtuale lavora da remoto.

Assistente Virtuale per professionisti: quali sono i vantaggi.

Decidere di collaborare con un’Assistente Virtuale può comportare notevoli vantaggi in termini di risparmio di tempo e denaro: si evitano tutti quei costi legati all’assunzione di personale dipendente e alla gestione di un ufficio fisico. E si può decidere di quale tipo di collaborazione avvalersi: se a termine (per un periodo di tempo definito) o continuata. In ogni caso si pagherà SOLO per le ore di lavoro effettivamente lavorate. Tutte queste risorse risparmiate saranno, quindi, destinate alla crescita del tuo business.

Un modello di lavoro totalmente innovativo, insomma, che potrebbe fare la differenza nella riuscita e nel successo dei tuoi progetti.

Come lavorare online: risorse e consigli utili

Credo che, presto o tardi, a tutti sia capitato di porsi la fatidica domanda: come posso lavorare online?

E, soprattutto in questo 2020, la seconda frase più gettonata è diventata “lavorare in Smart Working”. 

Spesso è usata in modo improprio come sinonimo di Telelavoro e, quindi, per indicare un lavoro svolto da remoto.
Ma ci sono delle differenze di non poco conto. 

Chi si chiede, invece, come lavorare online spesso mira a dirottare tutto il proprio lavoro nel mondo virtuale e a creare e gestire un suo proprio business.

Quali lavori si possono svolgere online?

Se anche tu aspiri a “metterti in proprio”, senza ombra di dubbio posso consigliarti il mio lavoro, ovvero quello dell’Assistente Virtuale.

Per questa categoria, come per la maggior parte delle professioni online, non esiste una qualifica unica e riconosciuta ma è sicuramente fortemente consigliabile avere esperienza pregressa e la consapevolezza che è necessario formarsi costantemente. 

I sistemi informatici, le legislazioni e le tipologie di professionisti con cui ci si interfaccia online cambiano continuamente ed è quindi utile essere sempre al passo con ogni minima mutazione che avviene nel Web.

Ogni Assistente Virtuale può poi decidere di specializzarsi sugli aspetti per i quali ha sviluppato maggiori competenze; su questo ho scritto un articolo. (Puoi vedere quali sono i miei settori d’azione nella pagina dedicata ai miei servizi).

Esattamente come per le AV, per ogni lavoro online è bene avere una preparazione reale e non improvvisarsi. È quindi preferibile partire da qualcosa che si sappia già fare in partenza. 

Ad esempio, se sei un insegnante di lingue o ambisci a diventarlo perché conosci molto bene la materia potresti vendere i tuoi corsi online invece di tenere delle classi in presenza. In questo modo il tuo corso diverrebbe un infoprodotto (un mercato immenso sul web), ovvero una “merce” replicabile, riutilizzabile e che ti garantirebbe un introito passivo.

Questo principio vale per qualsiasi cosa preveda un insegnamento: che si tratti di Yoga, cucina, business, finanza, o altro ancora. 

Oggi il pubblico disposto ad acquisire informazioni è vastissimo proprio grazie alle possibilità che offre la Rete.

10 professioni digitali

Se l’insegnamento non fa per te, ma sai destreggiarti ben nel mondo dell’informatica, sappi che anche la domanda in questo campo è enorme. Come si fa oggi a sopravvivere senza un PC e una connessione internet? 

È diventato fondamentale per la natura stessa delle professioni digitali, oltre che per distrarci e passare del tempo libero.

Esistono una varietà infinita di possibilità di lavorare online. Di seguito ti fornisco un elenco di professioni che si possono svolgere da remoto, ma sono solo una parte di quello che si potrebbe fare.

  • Creatore di siti web (web designer)
  • Esperto SEO/SEM
  • Copywriter/Content Writer
  • Social Media Manager
  • Community Manager
  • Digital Strategist
  • Web Analist/Data Scientist
  • Web Project Manager
  • Online Store Manager
  • User Experience Designer

Se sei agli inizi, non farti impressionare dallo sforzo che c’è dietro perché con passione e applicazione è possibile raggiungere brillantemente i propri obiettivi e creare la propria carriera “da remoto”. Io emolte altre colleghe ne siamo la prova 🙂

Pro e Contro dei lavori online

Lavorare online in autonomia ti permette di svincolarti da contratti poco qualificanti e da dogmi legati al mondo del lavoro in presenza. Per riuscirci, però, non bastala sola creatività (elemento comunque essenziale). Servono anche autodisciplina e struttura. Devi essere consapevole che il tuo lavoro dipende da te, sia in termini di qualità che di quantità.

Non basterà, infatti, studiare e dire di voler fare una determinata professione per avviarla.

Sarà necessario applicare opportune strategie di marketing per riuscire a trovare i clienti.
Bisogna essere proattivi e definire bene le caratteristiche della propria attività e del proprio pubblico target di riferimento.

E adesso passiamo all’azione!

Dopo averti proposto questa panoramica sul mondo delle professioni online ecco, come sempre, i miei 5 consigli di tool e piattaforme da utilizzare.

  • Hemingway editor
  • Crello
  • Figma
  • Remote Year
  • Remote.io

Hemingway editor

Se hai deciso di iniziare la tua carriera digitale nel mondo della scrittura e/o nella traduzione in inglese, ti presento Hemingway editor. 

Si tratta di un editore online gratis che ti aiuta ad essere il più performante possibile quando scrivi un testo.
È accattivante e intuitivo perché, grazie all’uso dei colori, ti dà indicazioni su errori di sintassi, uso improprio di verbi, avverbi, frasi e regala preziosi suggerimenti su come rendere più immediato e coinvolgente il tuo testo. 

Crello

Crello è un software per creare la grafica per i social o per il web in generale. 

Non è necessario essere dei web designer professionisti per poterlo utilizzare, anzi. È uno strumento molto semplice che offre la possibilità di creare dei contenuti di qualità. 

Ha numerosi modelli a cui ispirarsi ed ha una versione freemium e una premium.

Figma

Ecco qui una piattaforma basata sul cloud pensata per professionisti che lavorano (anche) in team. Permette di creare progetti web condivisi con i propri collaboratori partendo da zero. Ognuno potrà contribuire aggiungendo la sua parte al lavoro comune e firmarla. 

Anche in questo caso abbiamo una versione gratuita e una pro.

Remote Year

Il tuo sogno nel cassetto è diventare un Nomade Digitale?

Bene, se vuoi vedere il mondo senza correre il rischio di trascurare il lavoro Remote Year è la soluzione che fa per te! Iscrivendoti riceverai una consulenza su un programma di viaggio da fare insieme ad altre persone che vogliono vivere la tua stessa esperienza. Il progetto prevede l’organizzazione completa: spostamenti, alloggio, aree di lavoro, attività e iniziative comunitarie locali. Insomma tu dovrai solo pensare al posto che vorrai visitare, al resto ci pensa Remote Year.

Remote.io

È una piattaforma di raccolte di lavori da remoto.

Se sei alla ricerca di un lavoro da remoto puoi consultare la bacheca degli annunci e trovare il lavoro che fa per te, che si tratti di lavoro autonomo o da dipendente. È molto utile anche per la ricerca di validi collaboratori che ti affianchino nei tuoi progetti.

Spero di averti chiarito almeno un po’ le idee su come lavorare online e se hai bisogno di saperne di più di un’eventuale collaborazione con me scrivimi pure!

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Creare corsi online: quali sono i primi passi

Capita spesso che le clienti mi chiedano supporto quando decidono di creare corsi online.

È ormai pratica comune quella di affidarsi al Web per accrescere la propria cultura proprio perché si è superata del tutto l’idea che per seguire o tenere un corso ci si debba necessariamente trovare in un posto fisico.

Soprattutto in seguito al lockdown di quest’anno, siamo stati costretti a ripensare il nostro modo di approcciarci al lavoro, ma anche di relazionarci, comunicando e condividendo contenuti tramite piattaforme di videoconferenza.

Perché creare corsi online e chi può farlo

I corsi online sono indicati sia per chi ha già avviato una carriera da formatore sia per chi sente il bisogno di reinventarsi e condividere le proprie competenze (anche) al di fuori dei canali tradizionali.

I corsi vengono ideati e costruiti ad hoc per un determinato target e programmati in base ai contenuti che si vogliono trasmettere, ma anche scegliendone la struttura.

Da dove partire per creare un corso online

Quando progetti di creare un corso online devi innanzitutto avere ben chiaro chi è il tuo pubblico di riferimento.
In secondo luogo devi preparare e organizzare il materiale didattico partendo dal programma.

A questo punto devi decidere se vendere i tuoi pacchetti in formato video, solo audio o raccogliere i tuoi appunti in un ebook

Sarebbe ideale se le tre modalità fossero tutte reperibili con l’acquisto del corso perché, in questo modo, si dà la possibilità a chi si iscrive di scegliere la modalità di apprendimento in cui più si rispecchia. 

Queste modalità di apprendimento da remoto garantiscono al formatore una rendita passiva perché, una volta eseguiti gli aspetti pratici legati alla costruzione del corso, lo si può vendere su piattaforme web in maniera automatica. 

Una volta stabiliti questi punti chiave, si può partire con la creazione del materiale, la fase di registrazione degli audio o dei video, le foto, ecc. 

Come diffondere i corsi online

A questo punto devi decidere come diffondere e, quindi, vendere il tuo corso. 

Hai due possibilità:

  • affidarti a una piattaforma esterna e pubblicare il tuo corso pagando una commissione. In questo caso potrebbe essere più facile raggiungere dei potenziali clienti interessati all’argomento ma devi essere consapevole che non sono tuoi clienti. Infatti, nella maggior parte dei casi, l’utente finale è attratto da una piattaforma di facile fruizione (ad esempio Udemy) a un prezzo competitivo  e si legherà alla piattaforma più che a te.
  • pubblicare tramite il tuo sito: in questo caso le operazioni di marketing spettano interamente a te ma in compenso avrai un pubblico fortemente in target, che potrai fidelizzare e a cui potrai vendere altri tuoi prodotti.
    Questa opzione è quella che ho utilizzato anch’io per il mio corso (gratis) “Semplifica e Organizza il Tuo Business”.

Del punto uno, ovvero le piattaforme dedicate all’ e-learning, ti parlerò in un altro articolo. 

Oggi voglio soffermarmi sugli aspetti pratici legati alla creazione del corso che ti permetteranno di dare una forma al tuo sistema formativo

Pronta per scoprire gli attrezzi del mestiere?

  • Screencast-o-matic
  • Avidemux
  • Weschool
  • DocHub
  • Quizlet

Screencast-o-matic

Inizio questa lista parlandoti di un tool per registrare lo schermo del pc. 

Grazie a questo software potrai realizzare lezioni e video tutorial in maniera molto semplice. 

Ha una versione gratuita il cui limite è la registrazione di video di 15 minuti (e per alcuni tipi di tutorial potrebbero anche bastare), ma volendo ottenere di più, c’è la possibilità di acquistare due pacchetti diversi con una spesa minima che ti danno accesso anche a una serie di funzionalità per editare e montare i video. 
Per approfondimenti su Screencast-o-matic puoi consultare questa guida

Avidemux 

Se non hai bisogno di registrare il tuo desktop, ma devi effettuare delle registrazioni di persone e luoghi e hai bisogno di editare il video puoi farlo con Avidemux. 

Avidemux è un software basico che, una volta scaricato, permette di effettuare delle piccole operazioni di montaggio.

È compatibile con molti sistemi operativi ed è molto intuitivo. Puoi tagliare, filtrare, codificare molti tipi di file e automatizzare le operazioni impostando il lavoro alla base. 

Weschool

WeSchool è una piattaforma che permette di creare corsi inserendo contenuti multimediali e verifiche. Si può utilizzare inserendo il proprio indirizzo email e non è quindi legata ad un provider specifico. È molto intuitivo e permette di creare corsi online aggiungendo il materiale che si desidera, inserendo anche link ad altre piattaforme restando sempre su Weschool. 

È l’ideale per chi vuole creare un corso online usando un’unica piattaforma data la sua suddivisione in Wall, Board, Test e Valutazione. 

DocHub 

Potrebbe tornare utile, nella creazione dei corsi online, un editor di PDF. 

DocHub è un editor che nella sua versione gratuita permette di modificare fino a 5 documenti al mese.

Con DocHub è possibile visualizzare, modificare, firmare i documenti senza doverlo installare sul proprio pc.
Si può eseguire ogni tipo di modifica, dai testi all’inserimento delle immagini, fino all’aggiunta di una firma digitale. Una volta effettuate le modifiche è possibile scaricare o condividere il file.

Quizlet 

Vuoi rendere i tuoi corsi unici e divertenti? Devi assolutamente conoscere Quizlet!

Quizlet nasce come strumento educativo per l’apprendimento delle lingue, ma si applica con facilità ad ogni argomento che prevede un lessico specifico o nozioni da tenere bene a mente. 

Consente di realizzare giochi e quiz divertenti che aiutino, appunto, a memorizzare i contenuti.
Stimola la mente e crea un coinvolgimento maggiore nel corso.

Anche in questo caso sono disponibili una versione gratuita e una a pagamento. 

Se vuoi avere altre informazioni utili alla tua professione di Coach clicca qui e se hai bisogno di aiuto per mettere in piedi il tuo corso contattami!

 

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Agenda di lavoro: a cosa serve e perché è importante aggiornarla

Gestione Agenda

In qualità di Virtual Assistant mi occupo, tra le altre cose, anche di aiutare imprenditrici e professioniste ad alleggerire il loro carico di lavoro organizzando la loro agenda di lavoro.

Perché è importante avere un’agenda

Avere un’agenda di lavoro permette di strutturare la giornata, ma anche la settimana lavorativa, in una maniera che consente di raggiungere i propri obiettivi in maniera più sicura ed efficace.

Il taglio da dare all’agenda di lavoro è del tutto personale, così come la scelta della stessa, ma le finalità sono le medesime: organizzare.

Segnare tutte le attività, in ordine di priorità, non solo eviterà di farle dimenticare, ma renderà più scorrevole il workflow. 

L’ideale è scegliere un giorno della settimana per pianificare la successiva in modo tale da sapere preventivamente a quali attività si andrà incontro e poter scaglionare bene appuntamenti, impegni e meeting di vario genere. Personalmente preferisco farlo il venerdì, a fine giornata. Dedico una parte del mio tempo all’organizzazione della settimana successiva. In questo modo so di non aver trascurato niente e ho già chiari quali saranno i task della settimana successiva. Per me e per i miei clienti.

Come tenere un’agenda

Possiamo decidere l’ordine delle priorità degli impegni lavorativi in base al criterio che preferiamo scegliendo, magari, di inserire nella prima mattina le attività che richiedono un’attenzione maggiore e collocare le attività che richiedono più tempo nelle ore della giornata in cui sappiamo di non avere interruzioni.

Ma non esiste una maniera “giusta” in senso assoluto. Esistono dei metodi organizzativi che variano da caso a caso e ogni agenda deve essere personalizzata perché sia funzionale allo scopo. 

Nonostante si tratti di un’agenda di lavoro, il mio consiglio è inserire anche gli impegni personali. Annotare visite mediche, palestra, incontri con gli insegnanti o qualsiasi attività al di fuori del nostro business ci aiuterà a far si che vita lavorativa e vita privata coesistano armoniosamente. Incluso il nostro tempo libero.

Tipi di agende

Veniamo ora alla tipologia di agende disponibili. 

Inutile dire che ne esistono di ogni genere e tipo. Tutto dipende dal nostro essere, a partire dalla scelta tra un’agenda di lavoro cartacea o elettronica

Agenda di lavoro cartacea

È opinione comune che la scrittura manuale aiuti a memorizzare meglio. Imprimendo su carta i nostri pensieri eseguiamo un lavoro fisico oltre che mentale e questo aiuta il nostro cervello a focalizzarsi su ciò che stiamo facendo.
L’agenda cartacea è personalizzabile al 100%.
Possiamo optare per un planner basico in cui indichiamo impegni e orari (o, magari, farlo diventare un bullet journal) oppure scegliere qualcosa di più elaborato che stuzzichi la creatività. Agenda Perfetta ti aiuta a capire qual è l’agenda che fa al caso tuo in maniera molto divertente.

Di contro il cartaceo si può perdere o dimenticare.

Agenda di lavoro elettronica

Chi lavora tutto il giorno al computer, chi non ama la sua scrittura a mano, chi vuole restare sempre connesso, non può far altro che scegliere un’agenda di lavoro elettronica. 

L’agenda elettronica si può sincronizzare con tutti i dispositivi che utilizziamo.
Avendola costantemente con noi, che sia sullo smartphone, sul tablet o sul pc, avremo sempre sotto controllo l’andamento della giornata/settimana pur non essendo in ufficio. Anche in questo caso è possibile inserire personalizzazioni di ogni tipo. 

Il rovescio della medaglia? Avremo sempre un promemoria che ci avviserà di qualcosa, un bip, una notifica di troppo.  

Quali sono le tipologie di agende di lavoro elettroniche

  • Excel
  • Google Calendar
  • Outlook
  • Registra orari
  • RescueTime

Excel

Più noto per la creazione e l’elaborazione dei fogli di calcolo, è uno strumento utile anche per creare un’agenda elettronica.

Dando un’occhiata ai modelli predefiniti possiamo scegliere quello che preferiamo, aggiungere i nostri eventi/impegni e modificarlo nel modo più confacente alle nostre necessità colorandolo, modificando il carattere o la sua dimensione. Possiamo aggiungere immagini se lo riteniamo opportuno. E possiamo anche stamparlo.

Google Calendar

Se hai già un account Google puoi usare in maniera del tutto naturale il suo Calendario semplicemente eseguendo l’accesso dopo aver scaricato l’applicazione. 

Questa app è sincronizzabile con tutti i dispositivi ed è semplice e intuitiva da usare. Ha un calendario preimpostato che suddivide la giornata in ore. Possiamo scegliere se aggiungere un promemoria, un evento o un’attività. Dettagliare ciò che segnamo aggiungendo il luogo, l’orario, i contatti (se sono salvati nella rubrica Google), una descrizione. Possiamo indicare se per quell’evento è prevista una videoconferenza Google Meet e creare gli inviti. Si può integrare bene con Google Keep.

Outlook Calendar

Outlook è un servizio di posta gratuito con un calendario integrato. 

Esattamente come per Google Calendar, il calendario di Outlook permette di creare appuntamenti ed eventi e condividerli, organizzare riunioni, tenere al corrente il resto del team di tutto ciò che è stato pianificato, inserire altri calendari e condividerli a loro volta. Anche in questo caso è molto semplice e intuitivo. Basta avere un account Microsoft.

Registra orari

Mi allontano dal classico concetto di agenda per presentarti questa app (disponibile sia per Android che per Apple) che richiede davvero poca applicazione per essere compresa. Registra orari, infatti, è una semplicissima app, tutta italiana, sulla quale annotare orari di lavoro, straordinari, pause, ferie e permessi; note e promemoria; stabilire la priorità delle note e impostare le notifiche in base alla priorità stabilità. È in grado di generare dei PDF e report sull’andamento che decidiamo di seguire.

Sarà facilissimo avere tutto sotto controllo!

RescueTime

Stai riprogrammando il tuo modo di lavorare e vuoi capire quali sono gli errori che commetti?

Rescue Time monitora il tempo che impieghi nelle attività quotidiane bloccando le distrazioni. Classifica gli impegni che gli sottoponiamo in base al rendimento che hanno fruttato. Inoltre offre formazione per singoli professionisti o team che desiderano essere più performanti.

È particolarmente utile per migliorare e/o potenziare la produttività

Spero di esserti stata utile con i miei consigli. Se hai bisogno di un supporto nella gestione dell’agenda dai un’occhiata al servizio dedicato oppure scrivimi

 

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Impara a delegare per alleggerire la tua vita e il tuo lavoro

Quando si parla di delegare i tipi di reazione sono due:

  1. Chi rabbrividisce al solo pensiero di affidare a qualcuno ciò che sa fare benissimo e che nessuno farebbe mai come lui/lei.
  2. Chi accoglie con favore la possibilità di condividere gli sforzi per il bene di corpo e psiche.

Citando la Treccani, delegare significa “Incaricare qualcuno di compiere qualche atto in propria vece”

Si può pensare alla delega in molti modi diversi.

Ciò che serve, principalmente, a far sì che la delega porti i risultati sperati è la consapevolezza che qualcun altro sappia far bene come noi. Ognuno di noi ha ideato e curato nei dettagli un proprio progetto, cresciuto come un figlio. È normale sentire un forte legame con le attività quotidiane di gestione della propria attività, ma è giusto saper riconoscere i propri limiti sia quando si parla di competenze sia quando si parla di tempo

Facciamo un esempio.

Delegare nel Coaching

Sei una Coach. Di Business, Life, Language, Travel, Spiritual, o qualsiasi altro ramo.

Hai iniziato, come nella maggior parte dei casi, disegnando da sola il tuo Business Plan; ti sei occupata da sola di smaltire tutta la burocrazia del caso; hai aperto le tue pagine social, il sito e magari altro ancora.

Accanto a tutto questo c’è il tuo VERO lavoro: l’insegnamento. Che si può tradurre in:

  • corsi
  • appuntamenti
  • la registrazione e la cura dei clienti
  • la fatturazione
  • gli archivi

E potremmo aggiungere altri task ancora. 

Immagino che tu voglia far bene la tua attività, ma che, com’è normale che sia, non sia esperta in tutto. È necessario quindi imparare a delegare proprio per non iniziare ad arrancare nel proprio business e affrontare tutto con più concentrazione e leggerezza, come descritto in questo articolo di Milena Rota.

Ecco che entra in gioco la delega

Puoi trovare una persona che ti affianchi nella gestione di una o più mansioni, che ti alleggerisca il lavoro e, perché no, la vita. Perché se devi occuparti di TUTTO ciò che ruota attorno al tuo business non avrai certamente il tempo di dedicarti a ciò che ami fare al di fuori del tuo lavoro. La famiglia, il tuo tempo libero in tutte le sue forme. 

Quando siamo così prese dal dover e saper far tutto anche la passione più grande può trasformarsi in una gabbia dorata. 

Ovviamente è necessario scegliere la persona più affine a sé e al tipo di attività di cui si ha bisogno. E Qsfera dà dei consigli interessanti su come sceglierla.

Ti segnalo anche degli articoli in cui ti elenco i servizi che offro e alcuni tool utili a migliorare il flusso di lavoro e la nostra collaborazione. 

Non finisce qui!

Collaborazione virtuale

Anche oggi ho scovato per te i miei top-5-tool per facilitare il lavoro.

  • Yammer
  • GoMoodboard
  • Twitch
  • Startup Stock Photos
  • Writerack

Yammer 

Yammer è una piattaforma di proprietà Microsoft, simile a Slack, utile a ottimizzare la collaborazione e condivisione all’interno di un team. Si tratta di un vero e proprio Social Network interno all’azienda che tende a ridurre le criticità legate al dispendio di tempo ed energie. Grazie a questo strumento si possono condividere documenti, progetti e i loro avanzamenti; ed essere sempre connessi e informati pur non dovendo partecipare a lunghe riunioni. È un modo veloce e pratico per creare gruppi, pubblicare annunci e impostare sondaggi. La caratteristica che lo rende “wow” è la possibilità di trasmettere eventi senza utilizzare altre piattaforme. E poi, inutile dirlo, ha un piano gratuito, che non guasta mai.

GoMoodboard

Se ancora non sai cos’è una mood board devi assolutamente scoprirlo! Letteralmente è una tavola dell’umore. Permette di posizionare graficamente ciò che stiamo ideando. Una tipologia di mappa mentale più dettagliata perché permette di accostare note scritte a foto, disegni, schemi. 

Con GoMoodboard puoi crearla digitalmente scegliendo tra modelli predefiniti o personalizzandola come preferisci e vederla sui tuoi dispositivi. Selezioni le immagini dal web e le raccogli nella tua bacheca. Puoi decidere se renderla pubblica o tenerla privata e sarà un ottimo modo per raccontare le tue idee ai tuoi clienti o creare la strategia di comunicazione del tuo brand.

Twitch

Nato per ospitare lo streaming di videogiochi, è oggi una validissima alternativa a Youtube. Si tratta di una piattaforma live streaming di proprietà di Amazon e conta milioni di utenti attivi ogni giorno. Permette di trasmettere anche dirette ed ha un occhio di riguardo per la qualità dei contenuti condivisi. 

È un modo per restare connesse con i clienti e condividere informazioni, consigli utili e appuntamenti. 

Startup Stock Photos

È un sito che offre immagini gratuite relative alla vita di ufficio che puoi aggiungere alla lista che avevo creato a suo tempo.
Se vuoi parlare della tua attività online e mostrare agli utenti contenuti relativi all’organizzazione di un ufficio che includano smartphone, notebook, appunti cartacei e digitali ecc. puoi visitare Startup Stock Photos.

Writerack

I tuoi clienti sono su Twitter? Hai molto da dire ma 280 caratteri penalizzano i tuoi testi?

Puoi utilizzare Writerack che interverrà creando un tweetstorm, ovvero una tempesta di tweet.
Potrai raccontare la tua storia inserendo il testo completo su Writerack, dopo aver collegato l’account, e lui provvederà a formattare il testo rendendolo semplice, chiaro e pronto per la pubblicazione che ovviamente avverrà in automatico. 

Hai già in mente cosa poter delegare? Scrivimi per iniziare la nostra collaborazione!

 

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Virtual Assistant in Italia: chi è e quali sono i suoi compiti

Chi è la Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura nata di recente. 

È ormai sotto gli occhi di tutti che le forme lavorative, l’approccio al lavoro e le modalità di collaborazione stiano radicalmente cambiando.

Il titolo di Virtual Assistant viene usato per la prima volta da Anastacia Brice a fine anni ‘90 negli Stati Uniti quando, in seguito al suo lavoro di assistente esecutiva e responsabile di organizzazione di viaggi, si trova a collaborare ad un progetto chiamato Coach U in qualità di “Allenatrice di Donne”.

La professione della VA (o AV in italiano) quindi si rivolge in particolar modo a una clientela di Liberi Professionisti e Coach. Da qui la necessità di fondare la prima scuola di coaching per AV.

La figura della Virtual Assistant in Italia

La Virtual Assistant in Italia è una figura emergente, esercitata e conosciuta ancora da poche persone. Fornisce servizi diversi spaziando dalla segreteria all’amministrazione, dalla contabilità alla gestione dei contenuti in tutte le sue forme.

Che tipo di professione è e di cosa si occupa

Ogni VA o VOM (Virtual office Manager) sceglie il proprio settore di azione sulla base delle proprie competenze e vocazioni.

Nonostante non sia una professione riconosciuta da un ordine professionale specifico (come tutte le professioni “nuove”, d’altronde), è opportuno avere un’adeguata formazione per poter supportare business owners e affiancare i clienti nella gestione della loro attività. Un aspetto di cui personalmente mi occupo molto è il Digital Marketing.

Digital Marketing: cos’è 

Il Digital Marketing è l’intero processo di comunicazione di un’azienda sul web.

Non è solo la gestione del sito o di una pagina Facebook, come spiega Manuela Gianni in questo articolo, ma si tratta dell’applicazione di una strategia integrata dei sistemi attraverso cui viene impostata la presenza online. 

Ci sono degli elementi fondamentali dai quali non può prescindere una corretta ed efficace redazione di una strategia. Vediamo quali sono:

  • Definizione del giusto target di riferimento
  • Impostazione del Tone of Voice 
  • Stabilire un legame con il cliente (o potenziale tale) attraverso le interazioni 

Entriamo, ora, nel vivo della comunicazione per il Web e andiamo a scoprire i punti chiave di una corretta creazione e gestione dei contenuti

Creazione e gestione dei contenuti

Quando parliamo di contenuti per il Web ci riferiamo a contesti che vanno oltre la creazione di un “banale” post per Facebook. Dico banale non perché la sua impostazione sia semplice ma perché è comune che la mente si rivolga in maniera quasi esclusiva al social blu.

I contenuti di cui un’azienda ha bisogno per imporsi nel web possono prevedere, chiaramente, i post per i social, la creazione di articoli per il sito o blog, la preparazione di una newsletter, la redazione di testi per articoli in un e-commerce.

Prima di fare tutto ciò bisogna stabilire delle regole precise per coinvolgere il pubblico.
Qui ho raccolto alcune regole che servono a capire come orientarti nel mondo della scrittura per il web, ma ci sono molti altri punti chiave a cui deve far riferimento chi scrive sul web. 

Punti descritti perfettamente da Riccardo Esposito nel suo articolo in cui elenca le regole base del copywriting

Quindi quando parliamo di gestione e creazione contenuti possiamo spaziare da testi a immagini per più forme comunicative. 

Ma con quali supporti tecnologici?

Ecco una panoramica di tool utili a farti entrare nel mondo del digital marketing (fermo restando che nulla può sostituire la preparazione e la professionalità di un/a professionista in carne e ossa):

Un aiutino per gestire il Digital Marketing

  • Google Trends
  • BuzzSumo
  • SeoProfiler
  • Google Search Console
  • Copyscape

Google Trends

Non potevo non aprire questa lista con Big G.

Sia che tu stia iniziando a muovere i primi passi nel tuo business, sia che tu abbia già messo ampiamente piede nel mondo virtuale, non potrai più fare a meno di Google Trends. È un database che racchiude una vastissima quantità di ricerche effettuate dagli utenti e ti aiuta a monitorare tendenze, gusti e attività del tuo pubblico target. In questo modo possiamo essere preparati e impostare una strategia di marketing digitale.

BuzzSumo

Con Buzzsumo puoi analizzare e confrontare i contenuti più funzionali e performanti rispetto ad un determinato argomento. 

Puoi effettuare una ricerca di keywords applicando dei filtri per selezionare in maniera mirata gli argomenti di maggior interesse. Inoltre permette di analizzare l’argomento nei siti/blog dei nostri competitor per capire cosa riscuote più successo. La funzione di ricerca Keyword può anche farci analizzare i contenuti più seguiti su Facebook per capire cosa funziona di più. 

Non ti basta? Insieme a molte altre funzioni che puoi trovare qui, BuzzSumo ti aiuta anche a capire come proporre l’argomento dandoti dei suggerimenti molto utili. 

SeoProfiler 

Dopo aver creato contenuti di valore è opportuno che la nostra presenza sia gradita ai motori di ricerca. Con SeoProfiler possiamo controllare la presenza di errori nelle nostre pagine Web e migliorare le classifiche di ricerca.
Tenere traccia delle classifiche e monitorare i rapporti delle visualizzazione desktop e mobile; ottimizzare i collegamenti al sito, eliminando ciò che non è pertinente e molto altro. Ci dà anche la possibilità di verificare l’efficacia di questi strumenti con una demo gratuita.

Google Search Console 

Restiamo in casa Google per scoprire un servizio gratuito che ci permette di monitorare e gestire la presenza del nostro sito nei risultati delle ricerche Google. GSC permette di risolvere problemi di indicizzazione, visualizzare dati sul traffico, mostrare siti che hanno incluso link al nostro sito e risolvere problemi di usabilità.

Copyscape 

Copyscape è un servizio che permette di individuare l’esistenza di plagi online e verifica se ci siano contenuti simili in altre pagine sul web. Inserendo l’URL del testo madre ci restituisce un elenco di contenuti simili. C’è anche la possibilità di ricevere notifiche via email quando vengono trovati nuovi forme testi copiati in tutto o in parte dall’originale. 

Per conoscere altri dettagli su questo aspetto del mio lavoro e capire in che modo puoi delegare a me la gestione della presenza online della tua attività  contattami e sarò felice di darti tutte le informazioni di cui hai bisogno.

 

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I Servizi di Segreteria nell’Assistenza Virtuale

Ancora troppo di frequente noto una certa confusione quando si parla di Assistenza Virtuale.

Subito la mente va ai software dei sistemi operativi (i vari Alexa, Echo, Siri, ecc..), magari ingnorando del tutto il fatto che esiste la grandissima opportunità di avvalersi di persone in carne ed ossa disponibili ad offrire un vasto ventaglio di servizi, a seconda del proprio settore professionale.

I servizi più richiesti, e applicabili a qualunque tipo di business, sono i Servizi di Segreteria.

Naturalmente un’AV, in base alle proprie esperienze e competenze, può occuparsi anche di supportare un/a professionista che richiede un servizio di gestione della propria attività a 360 gradi

Soffermiamoci sulla figura dell’AV.

Chi è e cosa fa un’ Assistente Virtuale

L’AV è una freelance che si occupa di aiutare piccoli business a crescere e a gestire al meglio tutte quelle attività che un/a piccolo/a imprenditore/trice o un/a libero/a professionista non ha il tempo di seguire.

È, quindi, una professionista che ti supporta nella realizzazione dei tuoi obiettivi di business.

In questo post Mary Tomasso spiega bene il ruolo dell’AV e quanto sia difficile riassumere in poche righe tutte le attività che può svolgere.

Certamente affidandoti ad un’AV non dovrai preoccuparti di assunzioni, di avere un ufficio preposto (o di avere un ufficio in generale), di gestire presenze, ferie e altri oneri del caso perché in qualità di freelance sono dotate di partita iva e fatturano solo i task che vengono concordati al momento della firma del contratto. 

Remote Working

Come ho già detto, i servizi di segreteria sono tra i più richiesti, soprattutto dopo gli avvenimenti degli ultimi mesi. 

Chi svolgeva il proprio lavoro in presenza, non potendo recarsi negli uffici di appartenenza, ha dovuto adattarsi a una modalità di lavoro del tutto nuova (per l’Italia più che per altri paesi, in realtà…): lo Smart Working

A parte, ovviamente, tutta quella schiera di freelance e professionisti del web che già da anni sperimentano i vantaggi del lavoro agile. 

In questo articolo ho provato a descrivere i benefici che offre questo nuovo paradigma lavorativo, ma soprattutto quali sono i servizi al completo che, grazie ad esso, posso offrire in qualità di Assistente Virtuale.

Servizi di segreteria

Tornando ai servizi di segreteria e di come posso aiutarti nella gestione dei task relativi a questo argomento. 

La mia collaborazione ti sarà di supporto nella gestione e coordinazione degli aspetti legati alla sfera organizzativa della tua attività. Insieme potremo stilare una lista delle tue necessità e accordare le modalità più opportune per la nostra collaborazione.

Ad esempio:

Ricerche Web

Ho descritto alcuni tool utili alla gestione della segreteria anche in altri articoli; oggi mi voglio soffermare sull’importanza delle ricerche web.

Siamo talmente inondati di informazioni, corsi, notizie provenienti da qualunque social e dispositivo che, spesso, ci lasciamo trasportare dalla notizia senza, però, valutare a dovere la fonte. 

A questo proposito ti segnalo questo interessante articolo di Riccardo Esposito in cui l’autore ha selezionato 8 strumenti per verificare l’origine della notizia

È molto importante conoscere la fonte per evitare di ritrovarsi a leggere delle fake news (e magari ricondividerle).

Top 5 del giorno

Come consuetudine, anche questa volta ti lascio i miei top 5 del giorno.

  • Zen Pen
  • Smush
  • All Top
  • Hellobar
  • Diigo

Zen Pen

Hai presente la sensazione che si prova davanti ad un romanticissimo foglio bianco? 😍

Quella meravigliosa voglia di riempirlo con tutte le parole che vengono fuori dalla mente e che magicamente, una dopo l’altra, arricchiscono e decorano il bianco di quel foglio.

Oggi, per ragioni di praticità e rapidità abbiamo un po’ abbandonato l’abitudine di scrivere a mano e ci ritroviamo su piattaforme che ci inviano input di scrittura automatica e ottimizzata distraendoci, a volte, dal nostro primario obiettivo: la scrittura

ZenPen fa proprio questo: restituirci la magia di quel foglio bianco senza distrazioni. Assolutamente da provare!

Smush 

Chiunque gestisca un blog o un sito WordPress ha ben chiara l’idea che bisogna ottimizzare le immagini prima di pubblicarle. Ma se, una volta trovata l’immagine perfetta, invece di dover ogni volta ottimizzare le immagini avessimo un bel plugin che lo facesse in automatico? Sarebbe senz’altro un bel risparmio di tempo. 

Per farlo puoi utilizzare WP Smush. 

Scaricandolo puoi giocare con le tue immagini comprimendole, ridimensionandole e ottimizzandole.

Tutto ciò che devi fare, oltre a scaricare Smush gratuitamente, è inserire le tue immagini.

Il plugin penserà al resto 😉

All Top

Se stai preparando il tuo calendario editoriale o semplicemente vuoi restare [email protected] su ciò che succede nel mondo non puoi perderti All Top. 

È un aggregatore istantaneo di notizie, ovviamente tutte prese da fonti attendibili

Puoi selezionare la sezione di tuo interesse e All Top ti indicherà i siti da cui attingere le notizie più recenti e più rilevanti. 

Puoi anche creare una tua pagina personalizzata e aggiungere i tuoi blog o siti preferiti per non restare indietro con gli aggiornamenti e leggerli quando ti è più comodo. 

Hellobar

Arriva per tutti il momento di pensare alla famosa Lead Generation, ovvero la conversione di contatti in possibili clienti.

Hellobar ci permette di generare pop-up e aumentare gli iscritti alle nostre newsletter

È di facile utilizzo ed ha un piano gratuito. 

Basta scaricare il plugin e troveremo il nostro pop-up già sul nostro sito. Possiamo personalizzarlo e scegliere la presentazione estetica che preferiamo.

Diigo

Diigo è uno strumento utilissimo perché raccoglie tutti quei dati che rischieremmo di perderci mentre navighiamo per il web.

Con il piano gratuito possiamo già ottenere tanto:

  • Tenere nota dei punti salienti di un sito che stiamo visionando
  • Raccogliere i testi online di nostro interesse, come una vera biblioteca
  • Raccogliere tag nelle pagine web per un facile recupero
  • Aggiungere note direttamente alle pagine web visitate
  • Condividere le nostre informazioni con gruppi di amici

Questo e molto altro è Diigo. Io lo considero un po’ come un gruppo di studio

 

Spero di averti fornito spunti utili per il tuo lavoro e di averti chiarito gli aspetti legati ai servizi che posso offrirti e a come si strutturerebbe la nostra collaborazione

Se hai deciso di recuperare il tuo tempo contattami per capire se possiamo lavorare insieme.

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

 

Assistenti Virtuali: tra segreterie online e servizi di Web Marketing

Quella dell’Assistente Virtuale è una figura completa che offre la possibilità di aiutarti a gestire il tuo business ottimizzando gli aspetti legati al tuo progetto ma delegabili, quali, ad esempio, i servizi svolti dalle segreterie online o i servizi di Web Marketing.

Assistenti Virtuali e segreterie online

Arriva un momento nella vita del tuo business in cui ti accorgi di non poter gestire tutto da [email protected] 

All’inizio di ogni attività siamo colti da entusiasmo, grinta, energie e, sicuramente, abbiamo anche poco reddito da investire in una collaborazione; ma ad un certo punto, ti rendi conto che il lavoro aumenta, le mansioni anche e che delegare è l’unica soluzione per poter scalare la propria attività.

Ciò che spesso frena nel cercare aiuto è la paura di non trovare una persona che possa svolgere i task in maniera impeccabile come faremmo (o pensiamo di fare) noi!

Ma quello che contraddistingue un’Assistente Virtuale professionista è la capacità di sapersi adattare alle tue necessità. Insieme possiamo trovare un sistema di lavoro armonico, condiviso e ottimale.

Quali supporti può fornirti un’AV

Un’AV può fornirti il suo supporto per:

  • la segreteria 
  • l’amministrazione
  • la contabilità
  • la creazione di Newsletter
  • la gestione dei tuoi profili social
  • la cura del tuo blog

Come ti dicevo all’inizio, affidare una parte del tuo lavoro ad un’AV è come avere delle segreterie online o degli uffici di Web Marketing a tua disposizione, ricevendo sempre affidabilità ed efficienza. 

L’importanza delle segreterie online e del web marketing nello sviluppo di un Business

I servizi di segreteria online, come ho già raccontato in un articolo, sono di estremo vantaggio per tutte quegli imprenditori e professionisti che non possono assumere una collaboratrice fissa o che svolgono il loro lavoro interamente sul web. 

Alla stessa maniera i servizi di Web Marketing sono fondamentali per la presenza sul web della propria impresa.

Dopo aver chiarito quanto sia importante avvalersi di un’Assistente Virtuale e come può esserci utile, voglio farti un esempio di come faccio a combinare i miei impegni e ,allo tesso tempo,  a mantenere salda la concentrazione ma soprattutto la collaborazione con i miei clienti. Spoiler: grazie a dei tool molto semplici e intuitivi.

5 trucchi “furbi”…del mestiere

  • Any.do
  • FreeBusy
  • Mindmeister
  • Cold Turkey
  • InvoiceToMe

Any.do

Se pensi al tuo lavoro, ma anche alla tua vita, cosa vorresti aggiungere? Sono certa che la risposta più gettonata sarà: il Tempo.

Ebbene, non ho il potere di aggiungere tempo ai tuoi giorni ma posso fare in modo che il tuo tempo si gestito al meglio. E Any.do, è un tool che può aiutarmi molto in questo. 

Perché permette di organizzare dettagliatamente ogni fase della nostra vita: progetti lavorativi, appuntamenti e persino la lista della spesa!

Lo trovo di estrema comodità perché possiamo sincronizzare tutti i dispositivi, compresi smartwatch e assistenti vocali (elettronici 😅 ) .

FreeBusy

FreeBusy è una vera manna dal Cielo per la pianificazione online di riunioni. Mette in contatto il personale interno all’azienda con i partecipanti esterni. 

Basta condividere la propria disponibilità e FreeBusy sincronizzerà gli orari messi a disposizione dagli altri e da noi con quelli presenti nei calendari di tutti. In questo modo, chi vorrà programmare una riunione, dovrà solo connettersi sui nostri portali nei giorni e nelle ore che abbiamo indicato.

Mindmeister

Conosci le mappe mentali? Io trovo ce siano importantissime; per tanti motivi:

  • migliorano la memoria
  • strutturano le idee
  • incentivano la creatività
  • facilitano la collaborazione

E Mindmeister ti permette di crearle in tante maniere diverse. Puoi usarlo per mettere a frutto idee, prendere appunti, condividere un tuo progetto e collaborare con il tuo team. Ma anche per rendere più semplici i programmi dei nostri corsi.

E puoi fare tutto questo iscriverci con un piano gratuito, che non guasta mai 😉

Cold Turkey

Inutile negare che siamo costantemente e letteralmente bombardati di notizie, notifiche, chiamate e chi più ne ha più ne metta! Mantenere alta la concentrazione diventa sempre più difficile.

Cold Turkey può esserti d’aiuto. Ti aiuta a incrementare la produttività applicando un blocco a tutte le app, siti e giochi che potrebbero distrarti dal portare a termine il tuo lavoro. 

Con il solo piano gratuito puoi risparmiare tutto il tempo che perderesti a riprendere in mano la situazione dopo esserci [email protected] a controllare (e disattivare) le notifiche di ogni dispositivo.

InvoiceToMe

Poteva mancare un suggerimento per la gestione delle fatture? Ovviamente no!

Ed ecco che ti parlo di Invoicetome. È un generatore di fatture online.
La sua grafica è molto basica, ma riesce comunque a fare il suo lavoro nel migliore dei modi. 

Ha dei modelli precompilati che possono essere personalizzati inserendo i nostri dati fiscali. Al resto ci penserà il calcolatore automatico.  

Naturalmente, ha un piano base gratuito. 

Sono certa che questi tool renderanno il tuo lavoro un gioco da ragazzi! Se vorresti saperne di più su come potremmo collaborare insieme, consulta la pagina dei miei servizi per trovare quello più adatto a te.

 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

 

Assistenza Virtuale: servizio di segreteria online per Coach

Uno dei ruoli che può impersonare l’Assistente Virtuale è quello di affiancare i Business Coach o Life Coach offrendo un servizio di segreteria online a 360 gradi.

Online perché, la comunicazione e il marketing di questa professione sono completamente virtuali o perché il loro pubblico è più facilmente raggiungibile via web

Il coaching oggi: servizio di segreteria online come supporto

Quella della Coach è una figura che, in passato, ha sempre svolto le sue mansioni in presenza. E anche adesso se, ad esempio, organizza e tiene eventi dal vivo.

Solitamente si programmavano sessioni singole o di gruppo per migliorare tutti quegli aspetti legati alla mentalità dell’imprenditore (nel caso del Business Coaching). Oggi buona parte di questa professione si è trasferita sul web

D’altronde tutti i task relativi alla gestione di questo business possono essere effettuati da remoto.

Come un’AV può aiutare una Coach 

Proprio perché quella della Coach è un’attività che può essere svolta (quasi) interamente online, può necessitare di un supporto nel back office, nella gestione degli aspetti amministrativi e organizzativi legati ai prodotti/servizi di coaching che si intende offrire. O nel front office per gestire i rapporti con la clientela e ottimizzare il servizio di consulenza.

Il servizio di segreteria online, in concreto, consiste nel fornire supporto per gli aspetti legati a:

  • fatturazione, attraverso l’uso di software quali ad esempio Fatture In Cloud
  • inserimento dati per il monitoraggio clienti o prodotti/servizi tramite Excel
  • preparazione form di iscrizione o sondaggi con Google Moduli o Monkey Survey
  • servizi di web marketing
  • gestione delle email con Spark o degli appuntamenti con Calendly

È incredibile come sia semplice collaborare pur non essendo nello stesso ufficio. 

Servizi legati all’attività di coaching

In qualità di Coach online avrai sicuramente bisogno di creare:

  • eventi o webinar
  • corsi 
  • presentazioni 
  • articoli per il tuo blog
  • newsletter
  • social media

Ti stai chiedendo come puoi fare tutto questo da sola, vero? 

Non sei sola!

Da AV ti aiuto a concentrati sul tuo servizio di coaching mentre io gestirò tutte quelle mansioni che gli ruotano attorno e che sono altrettanto importanti.

Ecco una panoramica su come posso esserti utile attraverso alcuni tool che possono semplificarci il lavoro.

I tool che non devono mancare

  • Google Classroom
  • Grammarly
  • GoToWebinar
  • Mailerlite
  • Monkey Survey

Google Classroom

Secondo me rappresenta davvero una classe virtuale

Si possono invitare gli studenti ad unirsi alla classe, inserire video, presentazioni, documenti, immagini e ricevere i commenti degli iscritti così da fornire loro un supporto costante.

Inoltre si possono inserire esercizi da assegnare e analizzare l’avanzamento dell’apprendimento. È un po’ come tornare a scuola ma in modo assolutamente “cool”.

Grammarly

Devi scrivere degli articoli per il blog oppure creare un corso in un’altra lingua? 

Ecco che entra in gioco Grammarly per correggere eventuali refusi o errori ortografici e grammaticali

Si può effettuare l’iscrizione anche con l’account Google o Facebook e aggiungere l’estensione a Chrome. A quel punto semplicemente inizia a scrivere e Grammarly ti consiglierà tutte le correzioni da fare al testo. 

E tutto con il piano gratuito; il servizio premium permette di aggiungere suggerimenti più dettagliati.

GoToWebinar

GoToWebinar è senza dubbio un’ottima piattaforma per il servizio di webinar.

È molto semplice da usare ma ciò che la rende, a mio parere, più accattivante è la possibilità di interagire con gli utenti mediante l’invio di sondaggi live. 

Si possono invitare gli utenti con delle email pre-impostate e si può personalizzare il webinar con il proprio nome e logo, ad esempio. 

Prima dell’avvio possiamo anche provare la presentazione. Questo ci aiuterà ad evitare o diminuire eventuali problemi tecnici durante la diretta (che anche possiamo registrare e visualizzare in un secondo momento). 

GoToWebinar non è gratis, ma per tutti i benefici che se ne traggono, i prezzi sono abbastanza vantaggiosi.

MailerLite

Stai creando dei contenuti da condividere con il tuo pubblico e hai bisogno di un servizio di newsletter semplice, economico, automatico?

MailerLite è lo strumento giusto. E gratuito fino a 1000 iscritti, che non guasta mai 🙂

Offre l’opportunità di creare una strategia di email marketing e utilizzare dei modelli per creare email accattivanti e piacevoli. 

Monkey Survey

Potresti aver bisogno di creare una scheda cliente, un sondaggio per capire in che direzione devi portare il business o cercare degli argomenti per il tuo prossimo corso. 

La soluzione professionale potrebbe essere Monkey Survey, che offre anche un piano gratuito.

Ogni sondaggio avrà il suo titolo specifico. Si può scegliere il tipo di risposte da ricevere tra chiuse, aperte, menù a tendina, ecc. Si possono personalizzare anche i colori ed è possibile condividerlo via mail o sui social.

Con questi tool ti ho mostrato solo una piccola parte di ttti gli strumenti che si possono utilizzare per gestire un business da remoto in maniera efficiente.

Se vuoi avere maggiori informazioni su come potremmo collaborare insieme, contattami qui o consulta la pagina dei servizi.

P.S. Dimenticavo!
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Segretaria online: la produttività a portata di tool

Chi è la segretaria online?

Una segretaria online segue tutte le attività che affideresti alla tua segretaria in sede ma da un ufficio lontano dal tuo, così che tu non debba sostenere costi di assunzione, contributi e altri costi fissi legati alle utenze e alle postazioni.

Remote working: flessibilità online

Con la capillare diffusione della tecnologia è sempre più facile pensare al lavoro da remoto: sia dal punto di vista del professionista che necessita di un supporto assistenziale, come quello fornito da una segretaria online, sia da chi vuole proporre sul mercato le proprie competenze e vuole farlo online.

Indubbiamente sono notevoli i vantaggi offerti dallo smart working. Primo fra tutti la flessibilità.

Il lavoratore si sente più motivato a svolgere le sue attività professionali avendo la “libertà” di programmare il proprio piano d’azione. Da una recente indagine svolta da FPA si evince che anche i dipendenti delle pubbliche amministrazioni hanno ottenuto vantaggi dal “nuovo” approccio al lavoro, come descritto da Rosaria Amato in un articolo della Repubblica. Occhio però a non confondere smart working e telelavoro!

Puoi trovare approfondimenti in merito qui.

Assistente o segretaria?

Negli ultimi anni si è sviluppata (anche in Italia) la figura dell’Assistente Virtuale. Si tratta di un profilo professionale in grado di offrire una vasta gamma di servizi. Alcune prediligono l’aspetto amministrativo o puramente segretariale, altre il web marketing, servizi telefonici o moltissimi altri ruoli che si possono svolgere da remoto.

Quello della segreteria online è, certamente, un ruolo chiave dell’assistenza all’imprenditoria e alla libera professione, sebbene rappresenti solo una parte dei servizi che un’AV può offrire.

Collaborazioni e skills: come ti supporta una segretaria online

Ciò che ancora desta qualche remora è l’approccio organizzativo e i metodi di collaborazione attuabili a distanza.

Oggi la distanza non è più un problema. Ti spiego perché.

Come potrai immaginare, per svolgere qualsiasi lavoro da casa (ma non solo), non basta avere un pc e connessione a internet. È necessario aver maturato delle competenze e avere la professionalità giusta per rimanere focalizzati sull’obiettivo.

A questo si aggiunge l’obbligo di avere familiarità con i più rilevanti software e tool che permettano di portare a termine tutte le attività delegate.

Vuoi sapere quali sono quelli indispensabili per me?

Eccoli.

5 tool “salva-produttività”

Di seguito ti mostro i tool che utilizzo più di frequente:

  • Calendly
  • Invoiceninja
  • Spark
  • Skype
  • Toggle

Calendly

Caso A:

Devi prendere un appuntamento e ogni volta che provi a chiamare il numero è sempre occupato.

Caso B:

I tuoi clienti si lamentano perché non riescono a raggiungerti telefonicamente (del resto non puoi far tutto!)  e così ti inondano di mail per chiederti un appuntamento. Tu di solito rispondi elencando manualmente le tue disponibilità, aspettare una risposta e inviare una conferma.

Non più!

Calendly è il servizio che ti aiuta a gestire i tuoi appuntamenti. E indovina un po’? Ha una versione gratuita.

Come funziona?

Una volta effettuata la registrazione colleghi l’account al tuo calendario, crei il cosiddetto “evento” (di solito una chiamata di 15, 30 o 60 minuti,) e segnali i giorni e le fasce orarie orarie preferite all’interno delle quali i tuoi clienti potranno prenotare la loro telefonata.
Poi puoi condividere il link nella maniera che preferisci: mail, social, sito (io ho condiviso la chiamata di 30 minuti direttamente nella pagina “Contatti” di queso sito) e gli utenti non dovranno far altro che scegliere la data e l’orario più consono alle loro esigenze. Facile, vero?

InvoiceNinja

Sei un freelance con Partita Iva estera e hai bisogno di una soluzione per preparare le fatture per i tuoi clienti e automatizzare i processi?

No panic!

InvoiceNinja è il sistema in open source che ti permetterà di fare tutto ciò e in più ti aiuterà a tenere traccia dei tempi e a creare attività.

Puoi registrare tutti i passaggi, dall’inizio del progetto alla ricezione del pagamento. Tutto in un unico contenitore.

Spark

Sei sempre in viaggio e hai bisogno di gestire le email in un modo più smart?

Spark è la soluzione che fa per te!

Stile minimal dalle massime possibilità. Puoi unire più account e ridurre il numero di notifiche.

Com’è possibile?

Ha un sistema di riconoscimento che permette di mettere in evidenza le email provenienti da persone (e non notifica lo spam!). In più offre la possibilità di collaborare con il team…tutto da uno smartphone!

Soprattutto: Spark è una delle poche app iOS che permette di programmare le email direttamente dal telefono (quella per Android è Gmail).

Ne consegue una notevole riduzione di tempi, distrazioni e preoccupazioni. Utile no?

Skype

Non ha certamente bisogno di presentazioni. E’ uno dei più conosciuti sistemi di comunicazione gratuiti online.

Chiamate e videochiamate ovunque; sistema di chat, condivisione schermo e ha anche l’alternativa alle tradizionali chiamate. Infatti, acquistando uno dei pacchetti pensati da Microsoft si può chiamare verso i numeri fissi e mobili in tutto il mondo a prezzi vantaggiosi.

Toggl

Creare progetti, misurarne il tempo e tenerne traccia non è mai stato così facile!

Puoi inserire i progetti per tipologia o dividerli per clienti; inserire collaboratori e affidare loro i task per lo svolgimento delle attività; controllare il tempo e condividerne i risultati.

Questi sono solo alcuni degli strumenti che utilizzo per collaborare con i miei clienti. Se ritieni di aver bisogno di un supporto consulta il pacchetto ufficio felice.

E tu di quali tools hai bisogno?

P.S. Dimenticavo!
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Perché avvalersi del supporto di una Segreteria Virtuale

Segreteria virtuale: il passaggio al digitale

Mai ci saremmo aspettati di vivere un periodo come questo.

Alcuni, come me, avevano già intrapreso la strada del mondo virtuale, altri hanno scoperto da poco quali siano i vantaggi.

In ogni caso ci siamo tutti trovati davanti ad un cambiamento: il passaggio al digitale. Dalle richieste all’INPS o alle segreterie universitarie passando per i vari uffici che, per ovvie ragioni, non erano raggiungibili fisicamente.

Ci siamo resi conto che è possibile affidarsi a qualcuno che non si vede materialmente ma che è allo stesso modo efficiente e affidabile.

Quali sono le differenze tra una segreteria virtuale e una segreteria “classica”?

Quando parliamo di segreteria virtuale, quindi, ci riferiamo ad un servizio di segreteria classica svolta da un luogo raggiungibile telefonicamente o dal web; non dobbiamo necessariamente spostarci o fare lunghe file per ottenere delle risposte. I servizi che si possono richiedere restano uguali:

  • gestione agenda
  • gestione email aziendale
  • organizzazione eventi (anche online)
  • organizzazione viaggi
  • contabilità
  • gestione dei social

Come lavora una segretaria virtuale?

La segretaria virtuale è quindi quella figura che ci viene in soccorso quando siamo oberati dal lavoro e diventa complicato rispondere alle telefonate, tener testa ai social, aggiornare database e tutto questo chiaramente, viene gestito in modo serio e rispettando un codice etico.

Ci sono molti modi in cui si può collaborare da remoto. Ne parlo in questo articolo.

Quando è utile rivolgersi ad un’assistente virtuale che offre servizi di segreteria?

Sono molte le figure che possono usufruire di una segreteria virtuale. I numerosi servizi a cui attingere li abbiamo già elencati. Adesso vediamo chi ne ha bisogno.

Potrebbe trattarsi di:

  • uno studio medico che ha bisogno di gestire gli appuntamenti;
  • un avvocato per l’archiviazione e organizzazione dei documenti in formato elettronico;
  • una business coach o life coach per la gestione del web marketing;
  • qualsiasi professionista che abbia bisogno di aggiornare registri e anagrafiche.

Questi sono solo alcuni esempi, ma com’è facile intuire, molti  professionisti possono richiedere un aiuto virtuale. Vi si può ricorrere perché non si ha un’assistente in loco o perché si ha bisogno di un supporto alla segreteria in presenza.

Vantaggi

Chi lavora in una segreteria virtuale ha competenze trasversali, come ho già spiegato. I vantaggi del lavoro remoto sono innumerevoli:

  • la possibilità di lavorare senza dover raggiungere una sede;
  • la flessibilità oraria;
  • la possibilità di instaurare collaborazioni per progetto e non in modo continuativo, pagando solo le ore realmente effettuate evitando i costi che comporterebbe un dipendente.

Spero di aver chiarito appieno come funziona una segreteria virtuale. Se pensi che possa fare al caso tuo visita la pagina dedicata ai miei pacchetti oppure contattami qui.

 

P.S. Dimenticavo!

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Fase 2. Le migliori risorse gratuite per aiutarti a ripartire

In queste settimane ho deciso di dedicare una parte del mio tempo a cercare informazioni e risorse gratuite che potessero aiutare, sotto diversi aspetti, freelance e professionisti con partita iva.

Alcune le ho inserite nella mia ultima newsletter e, visto il buon riscontro che ho avuto dalle iscritte, ho pensato di aggiornare la lista.

Principalmente quelli che raccolgo sono sempre siti, articoli e corsi a sostegno del business e della formazione.

Come per la newsletter, però, ci tengo a segnalare anche dei servizi a tutela della nostra salute.
Perché questo lockdown è stato senz’altro una misura necessaria per rispondere a una situazione d’emergenza, ma allo stesso ha agito come un vero e proprio shock sulle nostre vite. A 360 gradi.

È proprio dalla salute, quindi, che vorrei partire.

RISORSE GRATUITE PER IL SUPPORTO PSICOLOGICO

RISORSE GRATUITE PER IL SUPPORTO ECONOMICO

  • Qui puoi consultare tutte le principali misure per le famiglie, i lavoratori e le imprese introdotte dal Decreto Rilancio.
  • Tra le varie novità in tema di welfare, anche un secondo bonus di 600 euro per i possessori di lavoratori autonomi.
  • Se hai fatto domanda già a marzo e ancora non hai ricevuto il primo accredito, prova a fare un controllo seguendo le indicazioni che la commercialista Laura Rubini dà in questo post.
  • Ti consiglio di consultare anche tutti gli interventi di sostegno economico previsti nella tua Regione di residenza.  Qui trovi una comoda tabella riassuntiva, Regione per Regione.
  • Se risiedi nella Regione Lazio dai un’occhiata anche agli aiuti previsti dal progetto “Nessuno Escluso”.
  • Se vivi fuori dall’Italia, invece, potrebbe esserti utile quest’articolo di ACTA che riassume le principali misure adottate da alcuni paesi europei.

RISORSE GRATUITE PER IL SUPPORTO ALLA FORMAZIONE E AL BUSINESS

  • Qui puoi consultare l’archivio di tutti i podcast dell’iniziativa “Attiviamo Energie Positive“: un progetto molto interessante di Produzioni Dal Basso che è stato attivo durante l’intera fase di lockdown.
  • Facebook ha pubblicato un documento in cui condivide diversi consigli di strategia per il business. Lo trovi qui.
  • Se per te l’inglese non è un problema, devo assolutamente segnalarti il corso “Smart From Scratch” di Smart Passive Income, pensato per aiutarti a trovare un’idea di business vincente e sostenibile (o magari a rivedere quella attuale).
Creato da Pat Flynn, che gestisce con successo diversi progetti online, solitamente il corso è in vendita a 249 dollari, ma è stato reso gratuito (per un periodo limitato di tempo) proprio per rispondere a questo momento così particolare.

IL MIO CONTRIBUTO

Ti ricordo anche il mio corso gratuito “Semplifica e Organizza il Tuo Biz”.  Nove email più un bonus finale in cui ti parlo di:

1. Organizzazione, time management ed ufficio virtuale
2. Pillole di personal branding
3. Blog e sito internet
4. Newsletter e list-building
5. Business internazionali e clientela estera
6. Social media e pubblicità
7. Fisco per lavoratori autonomi
8. Legge, welfare e associazioni di categoria per freelance
9. Formazione per freelance

E sì: anche queste risorse sono tutte gratis 🙂

Nella speranza che quest’emergenza abbia avuto un impatto minimo sulla tua salute, il tuo lavoro e, in generale, la tua vita tutta, mi auguro davvero che questo post possa esserti d’aiuto in maniera concreta.

Se hai domande per me, nella pagina contatti trovi tutti i posti e i modi per farmele.
Se invece vuoi sapere se posso esserti di supporto in qualche maniera dai un’occhiata qui e qui.

E se conosci qualcuno a cui potrebbe essere utile questo post, puoi condividerlo con i pulsanti qui sotto.

A presto!

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

 

10 Tool Gratis per Creare Contenuti di Qualità

Come ho già accennato in questo post, i contenuti di qualità sono la spina dorsale che sorregge un’intera strategia di comunicazione.

Affinché possano funzionare in maniera efficace, però, è necessario pubblicarne in maniera costante.
Eppure quest’aspetto così essenziale finisce spesso per diventare un grosso ostacolo per chiunque non si occupi di scrittura sul web di professione.

Vuoi per ragioni di tempo (e qui mi dichiaro colpevole anch’io, Vostro Onore), vuoi perché trovare idee sempre nuove per dei contenuti di qualità è obiettivamente impegnativo, è molto frequente ritrovarsi a dover superare questa specie di “blocco dello scrittore”.

Sulla gestione del tempo e l’aumento della produttività, ti rimando agli strumenti che ho elencato in questa newsletter.

Invece, per trovare idee per contenuti che interessino davvero al proprio pubblico target, ti riporto di seguito la mia selezione personale di tool online.

Li utilizzo ormai da diverso tempo e, almeno per me, fanno davvero la differenza.

Come dici? Certo che sono gratis, ormai dovresti conoscermi 🙂

Ricerca di idee nuove per contenuti di qualità

Feedly

Immagina di voler trattare degli argomenti specifici (crescita professionale, gestione business, life coaching o qualunque altro topic) e di poter scandagliare continuamente tutto il web alla ricerca degli articoli e dei siti migliori che trattano questi temi.
Immagina, poi, di avere anche la possibilità di salvare tutti questi contenuti in un unico posto dove puoi andarli a recuperare quando vuoi.
Ecco, puoi fare tutto questo (e molto altro) con Feedly.
Comodissimo vero?

Google Alert

Nel post sulle parole chiave ho parlato di Google Trend come di un tool che mostra la popolarità di un argomento in un determinato periodo temporale.
Un altro tool di casa Google che può essere un valido alleato per cercare idee per contenuti interessanti in maniera costante è Google Alert.
Tu imposti delle parole chiave specifiche su un argomento di tuo interesse e lui ti invia delle notifiche (periodiche e automatiche) ogni volta che trova news e articoli che corrispondono a ciò che gli hai chiesto di cercarti.
Puoi impostare tutti gli avvisi di ricerca che desideri seguendo le istruzioni riportate qui.

BuzzSumo

Assieme a Google Trend è un altro ottimo strumento per avere un’idea di quanto sia popolare un determinato argomento.
In base alle parole chiave che inserisci, BuzzSumo ti mostra una classifica di quante volte, da chi e su quali piattaforme sono stati condivisi gli argomenti che ti interessano (e, di conseguenza, anche chi sono gli influencer per quello specifico settore/tema). Puoi sfruttare la prova gratuita di 7 giorni.

Refind

In assoluto il mio preferito.
Anche Refind monitora costantemente il web alla ricerca degli argomenti più recenti e di qualità su cui vuoi rimanere [email protected]
Rispetto a Feedly, però, ha un tempismo migliore nel riportare i contenuti più nuovi e, addirittura, nel mostrarti i trend futuri.
Basta registrarti e selezionare un minimo di 5 temi di tuo interesse (ed eventuali personaggi autorevoli nella nicchia di riferimento) e Refind creerà per te una vera e propria rivista personalizzata dei soli topic che desideri seguire.
Se ti va, puoi anche scegliere di riceverla ogni mattina per email.

Scrivere senza distrazioni è importante per creare contenuti di qualità

Calmly Writer

Quando inizi a scrivere con Calmly Writer tutte le fonti di (potenziale) distrazione, semplicemente, spariscono.
Calmly Writer, infatti, possiede l’interfaccia più essenziale che abbia mai visto: uno sfondo monocolore grigio.
Cliccando sull’icona del fiore in alto a sinistra puoi utilizzare alcune funzionalità aggiuntive, tra cui la possibilità di far diventare lo sfondo nero (per affaticare meno la vista) ed evidenziare solo il paragrafo che stai scrivendo in quel momento (per massimizzare focus e produttività).
Puoi salvare tutti i file nel suo cloud e usarlo con facilità anche da smartphone e tablet.

Come creare contenuti di qualità con una buona strategia SEO

Soovle

Anche se ho già trattato la SEO ampiamente qui e suggerito tanti tool gratis sulle parole chiave qui, Soovle è stata una vera scoperta!
Perché?
Perché inserendo una query di ricerca ti suggerisce le parole chiave per TUTTI i motori di ricerca esistenti (Google, Bing, Amazon, Answers.com, Yahoo, Wikipedia, Youtube).
Poi clicca su “Secrets” in alto a destra scopri tutte le altre funzioni che offre 🙂

Grafica e immagini

Canva

È il tool-di-grafica-per-non-grafici per eccellenza e sicuramente lo conosci già.
Ci puoi creare immagini e documenti professionali di ogni tipo, grazie anche all’ampissima sezione di template gratuiti che offre.
Dai un’occhiata anche ai tutorial per imparare a utilizzarlo a 360 gradi (magari c’è sempre quella funzione utilissima che non conosci).

Death To The Stock

Ho già elencato qui tantissimi siti dove trovare immagini professionali gratuite e ad alta definizione.
Quello che caratterizza Death To The Stock, però, è che NON si tratta, appunto, di immagini stock che troveresti piazzate su altri duecento siti, ma di una libreria che si aggiorna ogni mese con delle foto sempre nuove e uniche, inserite dagli artisti stessi che le scattano.
Puoi sfruttare la prova gratuita di 14 giorni per scaricare delle immagini che sono delle vere e proprie piccole opere d’arte.

Stencil

Stencil è un altro tool di grafica.
Molto più basico rispetto a Canva, ma utile per trovare immagini o icone extra. E per la sezione “Quotes”, in cui cercare idee per creare grafiche con citazioni “ispirazionali”.

Contenuti di qualità nei Social media

Pinterest

Che tu ci creda o no, Pinterest è un’ottima piattaforma per trovare delle idee per dei contenuti di qualità.
A seconda di quanto approfondirai la tua ricerca, sarai in grado di scovare articoli interessanti e (ovviamente) immagini di ogni tipo.
Più che un social media, infatti, Pinterest è considerato un vero e proprio motore di ricerca, secondo solo a Google come popolarità e qualità dei risultati delle ricerche.
Io lo uso quando ho bisogno di un po’ d’ispirazione, ma ho trovato spesso diversi articoli che mi sono tornati utili.
Anche i miei vengono condivisi dagli altri utenti in maniera piuttosto regolare, generando più coinvolgimento, visibilità e migliorando persino il ranking del mio sito su Google.

Cosa ne pensi di questi 10 tool per la creazione di contenuti di qualità?

Spero che possano esserti d’aiuto per creare contenuti interessanti in maniera più costante.
Se pensi di non avere comunque abbastanza tempo per creare o gestire contenuti di qualità, puoi dare un’occhiata ai servizi che offro io qui, delegare tutto a me e non pensarci più.

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto: