Back Office Tools

Back Office Tools: come semplificare il lavoro d’ufficio

Grazie all’aiuto dei Back Office Tools, con il mio lavoro di Assistente Virtuale posso aiutare moltissime imprenditrici come te a liberare il proprio tempo.
Quante volte ti sei chiesta come fare a liberarti di tutte le incombenze legate al tuo ufficio?

Mi sembra quasi di sentirti!

Anche il business perfetto, quello che sognavamo da bambine, ha degli aspetti meno piacevoli (per quanto fondamentali) per il suo corretto funzionamento. Per questo ci sono le Assistenti Virtuali! 😀

Quali sono le attività di back office

Prima di capire cosa sono i back office tools, approfondiamo il concetto di back office.

Il back office è l’insieme di tutte quelle attività che si svolgono in un qualunque ufficio.

È la gestione operativa di un’azienda  e comprende attività di:

  • data entry
  • amministrazione
  • contabilità
  • attività legate alla vendita.

È contrapposta al front office, e comprende tutti quei compiti per i quali non è previsto il contatto diretto con il cliente o che non sono strettamente legati al tuo prodotto, ma che sono imprescindibili.

Cosa sono i back office tools?

Tutti questi processi legati al back office hanno subito una variazione nel corso degli anni grazie alla tecnologia.
Per accelerare i tempi e aumentare la produttività è bene dotarsi di strumenti tecnologici e digitali che ci facilitino il lavoro.

I back office tools hanno la funzione di efficientare e automatizzare i processi. Spesso possono dialogare tra loro integrando tutti i dati utili.

I back office tools di cui non puoi fare a meno

  • AllThings
  • MeisterTask
  • Easy Planet Free
  • Gim Free
  • Coderblock

AllThings

Iniziamo la carrellata dei tool con il primo project management di oggi.

Si tratta di AllThings, uno strumento che unisce la metodologia delle To Do List alla programmazione delle attività. Infatti, con AllThings puoi creare il tuo elenco di attività e assegnarle ai tuoi collaboratori fissando le scadenze, attribuendo le priorità e tutte le note del caso.

Con l’impostazione delle priorità viene creata una nuova lista in modo da facilitare l’esecuzione dei task nel tempo a disposizione.

È gratuito fino a 5 progetti, ma con il piano a pagamento si possono estendere le funzionalità.

MeisterTask

In questo articolo ti consiglio l’uso di MindMeister per focalizzare i tuoi obiettivi, prendere appunti in modo creativo e condividere con il tuo team i progetti da realizzare in modo visuale.

Tutto questo può essere integrato con un project manager: MeisterTask.

In questo modo, semplicemente spostando da un tool all’altro l’attività, puoi assegnarla a un collaboratore.

La sua interfaccia grafica è molto semplice e intuitiva e le sue funzionalità sono simili a quelle di Trello con la differenza che puoi monitorare lo stato di avanzamento dei lavori e vedere anche il tempo speso per un dato task.

Con queste funzioni sarà più facile quantificare il lavoro svolto dai tuoi collaboratori.

Easy Planet Free

EasyPlanet Free è un gestionale gratuito pensato per i liberi professionisti e le microimprese.

La sua facilità di utilizzo permette di monitorare e agevolare la gestione contabile della tua impresa.

È un software gratuito, ma non meno serio e professionale di quelli a pagamento.
Infatti, con Easy Planet Free puoi creare DDT e Fatture elettroniche verso privati e PA; inserire i pagamenti nello scadenzario e monitorare i pagamenti e le scadenze; creare o importare i listini prezzo e molto altro.

Il tutto è personalizzabile e davvero intuitivo.

GIM Free

GIM Free è un software gestionale gratuito. Svolge tutte le funzioni richieste ad un software gestionale, ovvero:

  • registra le anagrafiche dei clienti e fornitori
  • elabora ordini e preventivi
  • crea e invia ddt e fatture elettroniche
  • aggiorna la prima nota
  • aggiorna il magazzino

Nell’elaborazione dei documenti permette l’inserimento del logo aziendale ed è semplice da usare.

Per qualsiasi dubbio o difficoltà mette a disposizione dei video tutorial.
Il backup dei dati è periodico e automatico.
Per un software gratuito tutte queste funzionalità sono un sogno!

Coderblock

Coderblock è un progetto complesso e assolutamente completo ideale per chi lavora da remoto e ha la necessità di coordinare il proprio lavoro con altri collaboratori.

Questo tool, infatti, è un mix tra un project manager e un tool di collaborazione.

È suddiviso in tre macro aree:

  • Office: sarà come lavorare in ufficio in presenza ma da remoto. Basta un attimo per avviare una call di gruppo con amici e colleghi in delle stanze virtuali e per gli utenti ospiti non è necessario scaricare il tool. Per accedere basta cliccare sul link con l’invito.
  • Workspace: è un vero e proprio kit dedicato alla produttività da ufficio.
    In workspace, oltre alle videochiamate, è possibile chattare, tracciare il tempo dedicato alle varie attività e condividere i tuoi progetti.
  • Marketplace: qui viene offerto uno scambio tra professioni e professionisti del digitale.
    Puoi pubblicare il tuo annuncio e trovare il professionista che fa al caso tuo.

In tutto ciò è possibile creare un proprio avatar e simulare la vita da ufficio restando comodamente a casa.
I primi due moduli hanno un piano gratuito e due piani a pagamento in base alle funzionalità desiderate.
Il prezzo del terzo modulo varia per aziende e professionisti.

Quali sono i tuoi back office tools preferiti?

Hai già il tuo kit perfetto per affrontare la routine lavorativa?

Se le attività di back office ti soffocano e vuoi occuparti solo del tuo progetto ricordati che puoi richiedere il supporto di un’Assistente Virtuale come me.

Nel mio lavoro, infatti, mi occupo di snellire il tuo workflow svolgendo al posto tuo tutti quei task che non vuoi o non puoi seguire personalmente. La gestione dell’ufficio è uno dei servizi che offro, ma puoi consultare qui tutti gli altri e scegliere quello che fa al caso tuo!

Scrivimi e troveremo la soluzione su misura per te.

 

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui.

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