Alla base del mio lavoro da Assistente Virtuale c’è un’attenta pianificazione.
Se mi segui da un po’ sai quanto per me sia importante organizzare le mie attività ed è anche la prima cosa che propongo ai miei clienti.
Perché l’organizzazione sia efficace, bisogna partire sempre da lei: l’agenda di lavoro.

Agenda-lavoro: perché è importante programmare

Come avrai capito agenda-lavoro è il connubio perfetto per garantire seguito e costanza alla tua produttività.
Senza una chiara pianificazione sarà difficile portare a termine tutto ciò che devi.
Soprattutto ti sentirai molto più affaticata.
Sicuramente si può sopperire sicuramente delegando le attività che NON fanno parte del cuore del tuo business, ma alla base devi programmare il più possibile per semplificare il tuo lavoro e la tua vita.

Agenda- lavoro: ritmo alla tua produttività

Creando il giusto equilibrio e concentrandoti sul binomio agenda-lavoro potrai facilmente favorire il tuo workflow e scoprire quanto tempo libero puoi ricavare dalle tue giornate. Sarai stupita dei tuoi risultati.

Qui e qui trovi gli articoli in cui ho parlato di quanto sia fondamentale gestire un’agenda-lavoro con la massima serietà con consigli utili su come farlo e quali agende scegliere.

Di seguito, invece, ti mostro i 5 strumenti di oggi per una produttività efficace. Sia che lavori in maniera autonoma sia in team.
Le migliori squadre hanno un forte senso di collaborazione ma, ovviamente, ottimizzano il raggiungimento dei risultati grazie ai tool.

Agenda-lavoro: i tool imprescindibili

• Microsoft To Do
• Click Up
• Teamup
• Monday.com
• Timeneye

Microsoft To Do

Iniziamo i tool di oggi parlando di Microsoft To Do che sostituisce la famosa Wunderlist.
Dopo averla acquisita, Microsoft ha voluto milgiorare la popolarissima app di programmazione giornaliera. Sostanzialmente è una raccolta di liste che puoi suddividere in base agli argomenti e alle necessità.

Puoi differenziare le colonne delle liste per colore e, se senti gli occhi affaticati, puoi anche scegliere la modalità scura.
È una modalità di programmazione intelligente basata sul calendario.
Infatti, tiene traccia delle attività svolte, in modo da aiutarti a scandire i task in base alle giornate nelle quali sono proposte, mettendo in primo piano quelle da svolgere nella giornata odierna.

Puoi scegliere se affidare l’etichetta alle liste catalogandole come “lavoro” o “personale” o creare liste condivise per una più equa suddivisione dei compiti. In famiglia, oltre che nel lavoro!
Il prezzo? Nessuno 😉

Click Up

Con Click Up passiamo ad un’app che punta a sostituire tutte le altre.

Ha grandi potenzialità e si propone come il futuro del lavoro.
Al suo interno è possibile trovare documenti e promemoria, stabilire obiettivi, impostare il calendario, pianificare le attività. Offre anche una casella di posta e una chat.

È completamente personalizzabile e permette di importare i dati contenuti in altre app in modo da non dover usare app diverse per ogni necessità.

Parliamo di grafica: semplice e pulita così da non appesantire la vista.
Nonostante il minimalismo grafico, è facile apprezzarne i colori che creano una piacevole separazione tra le varie attività.

Inoltre, condividendo le attività con colleghi o familiari, noterai che oltre al semplice nome di chi ha assegnato il task (o chi lo eseguirà) comparirà anche il suo avatar. In questo modo visualizzerai immediatamente di chi si tratta senza fare alcuno sforzo!

Quest’app è davvero completa e, oltre al piano a pagamento, ha anche piano base gratuito.

Teamup

Come suggerisce il nome stesso è il calendario per team con il quale puoi condividere le attività, pianificare e gestire i tuoi progetti.

Non è richiesto un account da parte delle persone con cui vuoi condividere il calendario perché nel momento in cui  viene generato in automatico un link di condivisione.
Anche in questo caso puoi separare il calendario lavorativo da quello personale così da non dover considerare gli impegni lavorativi nei tuoi momenti di relax.

Grazie all’assegnazione dei compiti è sempre possibile vedere in tempo reale chi sta lavorando a quale progetto.

La grafica è semplice e di immediata comprensione.
Anche per questo tool l’uso dei colori ne favorisce la visualizzazione.
Infatti ricorda molto quella di Google Calendar. Ciò che lo differenzia è che quest’app è pensata per i gruppi, quindi è intuitiva e offre facilità di condivisione, creazione di gruppi di lavoro separati e accesso facile per tutti.

Monday.com

Qui parliamo di un project management che ha l’obiettivo di semplificare il lavoro in team.

I suoi punti di forza sono sicuramente da ricercare nella struttura completamente personalizzabile.
Anche in questo caso la grafica aiuta la fruizione perché è molto semplice e intuitiva da utilizzare. Si adatta a qualsiasi tipo di business e può essere integrata con molte altre applicazioni.
Oltre ai task, si possono condividere molti tipi di documenti, dati e informazioni.

Per quel che riguarda la personalizzazione, ti stupirà notare che puoi usare e condividere qualsiasi tipo di contenuto, dai più classici alle gif animate.

La programmazione degli impegni è veloce e permette di creare delle perfette to-do list che verranno visualizzate in un’unica panoramica per garantirti di non sovrapporre le attività.

Timeneye

Con questo tool parliamo di produttività e del suo monitoraggio.
Infatti Timeneye è uno strumento utile per il time-tracking.

Ti aiuta ad analizzare i tuoi processi di lavoro e monitorare i livelli di produttività.
Ha un suo calendario settimanale in cui pre-impostare le attività da svolgere e si può utilizzare anche per la gestione delle attività fatturabili.

Anche in questo caso è molto utile nel lavoro in team per monitorare le attività svolte dai collaboratori ed essere sempre a conoscenza di come procede il lavoro della squadra.

La visualizzazione è simile a quella che conosciamo per Google Calendar. Un uso dei colori differente in base al tipo di attività e alle persone a cui viene affidata. Puoi scegliere se usare un timer automatico o manuale modificandolo in base alle tue necessità lavorative ed estrapolare i report utili per i tuoi progetti.

Puoi iniziare con una prova gratuita di 14 giorni.

So quanto sia importante.

Se hai bisogno di aiuto a gestire la tua agenda-lavoro e quindi il workflow scrivimi e analizzeremo insieme quali sono le attività di cui puoi non occuparti più!

P.S. Dimenticavo!

Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Nicole Tirabassi - Assistente Virtuale

Ufficialmente Assistente Virtuale, preferisco definirmi come qualcuno che ti restituisce tempo e libertà. Perché mi occupo di quelle attività che non ti consentono di dedicarti agli aspetti del tuo business che generano un effettivo guadagno. O che, magari, non ti permettono di avere il tuo tempo libero che vorresti. Se vuoi saperne di più su di me e su come posso aiutarti puoi dare un’occhiata qui e qui.