Gestione Agenda

In qualità di Virtual Assistant mi occupo, tra le altre cose, anche di aiutare imprenditrici e professioniste ad alleggerire il loro carico di lavoro organizzando la loro agenda di lavoro.

Perché è importante avere un’agenda

Avere un’agenda di lavoro permette di strutturare la giornata, ma anche la settimana lavorativa, in una maniera che consente di raggiungere i propri obiettivi in maniera più sicura ed efficace.

Il taglio da dare all’agenda di lavoro è del tutto personale, così come la scelta della stessa, ma le finalità sono le medesime: organizzare.

Segnare tutte le attività, in ordine di priorità, non solo eviterà di farle dimenticare, ma renderà più scorrevole il workflow. 

L’ideale è scegliere un giorno della settimana per pianificare la successiva in modo tale da sapere preventivamente a quali attività si andrà incontro e poter scaglionare bene appuntamenti, impegni e meeting di vario genere. Personalmente preferisco farlo il venerdì, a fine giornata. Dedico una parte del mio tempo all’organizzazione della settimana successiva. In questo modo so di non aver trascurato niente e ho già chiari quali saranno i task della settimana successiva. Per me e per i miei clienti.

Come tenere un’agenda

Possiamo decidere l’ordine delle priorità degli impegni lavorativi in base al criterio che preferiamo scegliendo, magari, di inserire nella prima mattina le attività che richiedono un’attenzione maggiore e collocare le attività che richiedono più tempo nelle ore della giornata in cui sappiamo di non avere interruzioni.

Ma non esiste una maniera “giusta” in senso assoluto. Esistono dei metodi organizzativi che variano da caso a caso e ogni agenda deve essere personalizzata perché sia funzionale allo scopo. 

Nonostante si tratti di un’agenda di lavoro, il mio consiglio è inserire anche gli impegni personali. Annotare visite mediche, palestra, incontri con gli insegnanti o qualsiasi attività al di fuori del nostro business ci aiuterà a far si che vita lavorativa e vita privata coesistano armoniosamente. Incluso il nostro tempo libero.

Tipi di agende

Veniamo ora alla tipologia di agende disponibili. 

Inutile dire che ne esistono di ogni genere e tipo. Tutto dipende dal nostro essere, a partire dalla scelta tra un’agenda di lavoro cartacea o elettronica. 

Agenda di lavoro cartacea

È opinione comune che la scrittura manuale aiuti a memorizzare meglio. Imprimendo su carta i nostri pensieri eseguiamo un lavoro fisico oltre che mentale e questo aiuta il nostro cervello a focalizzarsi su ciò che stiamo facendo.
L’agenda cartacea è personalizzabile al 100%.
Possiamo optare per un planner basico in cui indichiamo impegni e orari (o, magari, farlo diventare un bullet journal) oppure scegliere qualcosa di più elaborato che stuzzichi la creatività. Agenda Perfetta ti aiuta a capire qual è l’agenda che fa al caso tuo in maniera molto divertente.

Di contro il cartaceo si può perdere o dimenticare.

Agenda di lavoro elettronica

Chi lavora tutto il giorno al computer, chi non ama la sua scrittura a mano, chi vuole restare sempre connesso, non può far altro che scegliere un’agenda di lavoro elettronica. 

L’agenda elettronica si può sincronizzare con tutti i dispositivi che utilizziamo.
Avendola costantemente con noi, che sia sullo smartphone, sul tablet o sul pc, avremo sempre sotto controllo l’andamento della giornata/settimana pur non essendo in ufficio. Anche in questo caso è possibile inserire personalizzazioni di ogni tipo. 

Il rovescio della medaglia? Avremo sempre un promemoria che ci avviserà di qualcosa, un bip, una notifica di troppo.  

Quali sono le tipologie di agende di lavoro elettroniche

• Excel
• Google Calendar
• Outlook
• Registra orari
• RescueTime

Excel

Più noto per la creazione e l’elaborazione dei fogli di calcolo, è uno strumento utile anche per creare un’agenda elettronica.

Dando un’occhiata ai modelli predefiniti possiamo scegliere quello che preferiamo, aggiungere i nostri eventi/impegni e modificarlo nel modo più confacente alle nostre necessità colorandolo, modificando il carattere o la sua dimensione. Possiamo aggiungere immagini se lo riteniamo opportuno. E possiamo anche stamparlo.

Google Calendar

Se hai già un account Google puoi usare in maniera del tutto naturale il suo Calendario semplicemente eseguendo l’accesso dopo aver scaricato l’applicazione. 

Questa app è sincronizzabile con tutti i dispositivi ed è semplice e intuitiva da usare. Ha un calendario preimpostato che suddivide la giornata in ore. Possiamo scegliere se aggiungere un promemoria, un evento o un’attività. Dettagliare ciò che segnamo aggiungendo il luogo, l’orario, i contatti (se sono salvati nella rubrica Google), una descrizione. Possiamo indicare se per quell’evento è prevista una videoconferenza Google Meet e creare gli inviti. Si può integrare bene con Google Keep.

Outlook Calendar

Outlook è un servizio di posta gratuito con un calendario integrato. 

Esattamente come per Google Calendar, il calendario di Outlook permette di creare appuntamenti ed eventi e condividerli, organizzare riunioni, tenere al corrente il resto del team di tutto ciò che è stato pianificato, inserire altri calendari e condividerli a loro volta. Anche in questo caso è molto semplice e intuitivo. Basta avere un account Microsoft.

Registra orari

Mi allontano dal classico concetto di agenda per presentarti questa app (disponibile sia per Android che per Apple) che richiede davvero poca applicazione per essere compresa. Registra orari, infatti, è una semplicissima app, tutta italiana, sulla quale annotare orari di lavoro, straordinari, pause, ferie e permessi; note e promemoria; stabilire la priorità delle note e impostare le notifiche in base alla priorità stabilità. È in grado di generare dei PDF e report sull’andamento che decidiamo di seguire.

Sarà facilissimo avere tutto sotto controllo!

RescueTime

Stai riprogrammando il tuo modo di lavorare e vuoi capire quali sono gli errori che commetti?

Rescue Time monitora il tempo che impieghi nelle attività quotidiane bloccando le distrazioni. Classifica gli impegni che gli sottoponiamo in base al rendimento che hanno fruttato. Inoltre offre formazione per singoli professionisti o team che desiderano essere più performanti.

È particolarmente utile per migliorare e/o potenziare la produttività. 

Spero di esserti stata utile con i miei consigli. Se hai bisogno di un supporto nella gestione dell’agenda dai un’occhiata al servizio dedicato oppure scrivimi. 

P.S. Dimenticavo!
Ho creato un corso gratuito dove condivido tantissimi altri consigli e risorse (gratis anche quelle!) per gestire al meglio il tuo business. Se vuoi dargli un’occhiata puoi iscriverti qui sotto:

Nicole Tirabassi - Assistente Virtuale

Ufficialmente Assistente Virtuale, preferisco definirmi come qualcuno che ti restituisce tempo e libertà. Perché mi occupo di quelle attività che non ti consentono di dedicarti agli aspetti del tuo business che generano un effettivo guadagno. O che, magari, non ti permettono di avere il tuo tempo libero che vorresti. Se vuoi saperne di più su di me e su come posso aiutarti puoi dare un’occhiata qui e qui.