Segretaria Virtuale: come funziona la collaborazione?
Una delle domande che sento rivolgermi più spesso è:
Come funziona, in concreto, la collaborazione con una segretaria virtuale?
La domanda non riguarda solo gli aspetti operativi, ma anche quelli di tipo amministrativo e burocratico.
Segretaria virtuale: gli strumenti necessari disponibili sul web.
Sul web esistono già da tempo tutti i tool (gratuiti per di più) che permettono ad una segretaria virtuale di operare.
I dubbi che questo tipo di professione fa sorgere nascono più che altro dal fatto che molti di questi strumenti non si conoscono. E questo rende difficile immaginare una collaborazione a distanza.
Ho deciso allora di creare questo post su come si struttura una collaborazione con una segretaria online.
Fatturazione e firma del contratto con una Segretaria Virtuale
Su internet sono disponibili diversi strumenti per emettere fatture: da Invoicely per la clientela internazionale, a Fatture In Cloud per il sistema fiscale italiano (ne parlo anche nel video qui in basso).
Con entrambi è anche possibile preparare preventivi.
Quando inizio a lavorare con un/a nuovo/a cliente utilizzo un template di contratto di collaborazione tra professionisti che personalizzo in base agli accordi presi.
Una volta impostato e compilato, utilizzo Hellosign per firmarlo e inviare una richiesta di firma anche al/la cliente.
La cosa interessante di Hellosign è che NON si tratta di una firma elettronica, ma della propria firma personale fatta a mano che viene poi digitalizzata e caricata sulla piattaforma. Immagina quanto si sfoltisca la burocrazia 🙂
È sempre possibile adottare il metodo “old school” (stampare, firmare ed inviarmi la copia scansionata del contratto) se lo si preferisce 🙂
Gestione dei task e delle ore di lavoro
Se un/a cliente acquista uno dei miei pacchetti, utilizzo Toggl per tenere traccia del tempo che dedico alle attività che mi ha assegnato.
Tra le funzioni disponibili, c’è anche quella per creare report.
Una volta esaurito il numero di ore acquistate, preparo il report e lo invio al/la cliente (ma può richiedermelo in qualunque momento, ovviamente) in modo che possa avere un quadro completo di quali task ho eseguito, in che data e per quanto tempo.
Gestione dei progetti e dei task giornalieri
Per questo esistono un’infinità di app. Quelle che utilizzo maggiormente sono Asana, Slack e Trello.
Asana e Slack, in particolare, permettono ad interi team di interagire tra di loro, condividere file e progetti e tenere traccia di scadenze e tempi di consegna.
Per sapere quali altri tool utilizzare per la gestione di specifici
task amministrativi e d’ufficio e puoi dare un’occhiata
anche a questo post.
Segretaria virtuale: lavorare da remoto è poco sicuro?
Assolutamente NO. Basta prendere le dovute precauzioni.
Ci tengo a parlarne perché è un altro aspetto che “frena” molte persone potenzialmente interessate ai vantaggi di una collaborazione da remoto (oltre al timore di perdere il controllo di tutta o parte della propria attività. Ne parlo nel prossimo paragrafo).
Spesso, infatti, è necessario che i clienti debbano condividere con me password e credenziali d’accesso (ad esempio, se devo gestire la loro email aziendale) oppure dati sensibili come le loro di carte di credito o i conti bancari (se mi affidano l’organizzazione di un viaggio o degli acquisti online da fare per loro conto).
In questi casi ci si può avvalere di ottimi strumenti di gestione delle password, pensati appositamente per crearle e condividerle in maniera sicura e blindata.
Si tratta di, 1Password Dashlane o LastPass (che è il mio preferito perché offre un’infinità di funzioni ed è gratuito).
Il VPN per le reti Wi-Fi pubbliche
Quando non si utilizzano connessioni private o protette da password il rischio che “occhi indesiderati” accedano ai nostri dati sensibili aumenta sensibilmente.
Per fortuna esistono delle soluzioni semplici, valide ed efficaci per proteggerci da questo tipo di attacchi e salvaguardare la nostra privacy.
Se mi trovo a dover lavorare fuori casa, in luoghi pubblici o in spazi di co-working, personalmente utilizzo un’app VPN (Virtual Private Network, cioè Rete Privata Virtuale) per collegarmi al Wi-Fi.
Una VPN, infatti, offre una connessione di rete sicura e protetta tra un computer, o dispositivo mobile, e la rete Wi-Fi.
Funziona così: tutto il traffico dati del dispositivo connesso non passa direttamente all’interno Wi-Fi, ma viene prima filtrato e criptato all’interno della rete VPN, diventando di fatto inaccessibile.
Se vuoi capire meglio come funziona una VPN puoi dare un’occhiata a quest’utilissima mini-guida.
Ad ogni modo, ci tengo a precisare che il 90% del mio lavoro lo svolgo da casa 🙂
Ma come faccio a fidarmi di una segretaria virtuale che, di fatto, per me è una sconosciuta?
Ovviamente una collaborazione a distanza non potrà mai funzionare, né tanto meno esistere, se da entrambe le parti non c’è fiducia reciproca (la cosa vale per tutti i tipi di rapporti umani, in effetti).
Per chi non mi conosce, il dubbio è più che legittimo.
Perché qualcuno dovrebbe darmi accesso a dati e informazioni personali o alla gestione di una parte della sua attività in cui ha investito soldi, tempo e fatica e da cui dipende il suo sostentamento?
Risposta brutalmente onesta: la sopravvivenza stessa del mio business dipende dalla sopravvivenza del tuo.
E dalla mia reputazione.
Fare un uso scorretto di dati altrui non sarebbe nel mio interesse perché significherebbe perdere il lavoro dall’oggi al domani.
Non solo.
Tralasciando – si fa per dire – le conseguenze penali di un tale gesto, la questione è soprattutto etica. E per me l’etica conta. Tanto.
La community di Assistenti Virtuali italiane ha ritenuto doveroso dare una risposta concreta ai suoi clienti e si è dotata da diverso tempo di un codice etico che
Definisce e specifica i doveri di lealtà, diligenza, etica professionale e correttezza e gli standard di eccellenza previsti per la professione, e guida la condotta di tutti gli Assistenti Virtuali – Virtual Office Manager formati e certificati.
Ovviamente aderisco anch’io al codice.
Se vuoi, puoi consultare qui la versione integrale.
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P.S. Dimenticavo!
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